在職場上,你是懂得閱讀空氣的人嗎?

在日文中有「空気読めない(Kuuki Yomenai)」的說法,直譯成中文是「不會讀空氣」,意指不會察顏觀色、搞不清楚狀況或是不懂得看人臉色,而「閱讀空氣」一詞由此而來。

 

幕僚的素養力-閱讀空氣

 

不同的人與人之間,會形成不同的場域空氣。雖然看不見、聞不到,但可以透過敏銳觀察,體會出空氣中的流動與變化。舉例來說,以下兩個場景,你會如何應對呢?

 

  • 場景一、當你一進入會議室,發現所有人都臉色凝重、不發一語,你感覺到空氣中瀰漫著一種詭異的氛圍。而你是接下來要上台的人,該如何開始這場報告呢?
  • 場景二、當你進入會議室時笑聲不斷,但聽得出這是一種尷尬的苦笑,而你的主管正因為這個月的績效表現不佳而被副總調侃著。當副總看著你,問你接下來該怎麼做時,你又該如何應對?

 

這些都是我曾遇過的真實場景,而且不只一次。不過,一開始我處理的並不好,雖然感覺到不對勁但也只是站在那邊傻笑;直到後來,我才摸索出了應對的方式。

 

懂得閱讀空氣,就是展現成熟度的開始

上一篇文章中我曾經提到,幕僚角色所要面對的三大課題:素養提升、職能成長與職涯突破。其中的「素養提升」指的是培養對人對事的成熟度。

對於幕僚角色來說,懂得閱讀空氣,就是展現成熟度的開始。

 

幕僚的素養力-三個關鍵素養

 

什麼是成熟度?又該如何衡量成熟度呢?

我想,聯強國際執行長 杜書伍 給出的答案很值得參考。他曾在一篇文章中說過,衡量一個人的成熟度,可以從四項指標來看:

  • 第一個指標:是思考層面,只有單一面向?還是能涵蓋多方面向?我們在成長的過程中,對於周遭的事物,一開始都只能專注某一件事物,然後慢慢地進展到可以同時關注到環境中多樣的事物。舉例來說,小孩往往只關注眼前的某一樣東西,看不到周遭的其他物品,所以常發生跌倒、打翻東西這些行為;但是,大人發生這樣的狀況就少一些,因為長大了、成熟了,能夠注意到周遭更多的事物。在職場上,如果一個人總是習慣單向思考,在思考一件事情時,只能注意到某個單點,而無法同時兼顧到其他面向,這時候做出的判斷、採取的行動,就會讓人覺得不成熟。

 

  • 第二個指標:是價值評估時,只關注有形事物?還是能看到無形價值?一個人在判斷一個事物的價值時,是看到眼下有形的事物?還是能意識到無形的價值?比方說,最近台積電的股票很熱門,很多人都投入資金購買。但是,你是因為聽到了媒體報導、股價一直漲、大家都在買,所以跟著買?還是因為基於公司體質健全、營運狀況與前景而做出購買的決定?前者看到的是有形的事物,後者則是考量到更多無形的價值。以職場工作者為例,在選擇公司與職務時,你所考量的因素有哪些?比方說,薪資福利是有形的、看得到的,但是職務內容的挑戰、學習成長的環境、公司發展的前景是無形的。但後者可能帶給你更多的未來可能性。愈是成熟的人,不會單就薪資來判斷一個工作的價值,而是考量更多無形價值的可能性。

 

閱讀空氣-職場-成功

 

  • 第三個指標:是決策考量時,只關心短期利益?還是能從長期效益來考量? 有些事物在投入之後,在短時間內就能得到回報;而有些事物則是需要長時間的耕耘,而且短期內未必能看到明顯成果,但在一段時間後會產生巨大的效益,甚至遠遠超過一開始投入的資源與成本。你會選擇哪一項?我相信,多數人會說後者。但是在現實條件的限制下,大部分人會選擇前者,然後告訴自己「先活下去,再來談理想」。這是因為,投入就可以得到回報,在許多時候都是一件誘人的事,所以多數人在思考與決策上容易偏重在眼前立即的效益,並且找到理由說服自己這是正確的選擇。只關心短期利益,而忽略或放棄長期效益的投入,會被視為「短視」或「沒遠見」的人;而愈是成熟的人,不代表不看短期利益,而是更看重長期效益多一些,做出綜合性的判斷。

 

  • 第四個指標:是解讀判斷時,只有對錯、好壞的絕對二分法?還是懂得用相對的觀點來看待這個世界?
    這個世界沒有絕對的黑與白,在兩者之間還有不同程度的灰。好與壞,也是相對比較之下得到的結果。一個專案成果的好,可能是相對於「目標設定」的好,而不是絕對的好。如果後來發現目標設定是不合理的,應該設定更高一些,這時候原本的專案成果,可能就「相對」變得不好了。一個不成熟的人,會習慣於用絕對性的角度來判斷事物,只有「好」與「壞」的絕對二分法。在這種情形下,由於缺乏相對比較的判別標準,因此無法分辨出真正的好與壞,也不知道好有多好?壞有多壞?

 

無論是思考層面、價值評估、決策考量,還是解讀判斷,其實都和你能取得多少資訊與情報有關?包括日常工作的累積,以及當下環境的氛圍、對方的肢體語言與說話語氣,都可以從中得到許多線索,也會影響我們如何解讀與做出回應。

展現成熟度的第一步,就是懂得讀出空氣中的氛圍,拒絕當一個職場小白。

 

幕僚的素養力-展現你的成熟度

 

閱讀空氣,從懂得傾聽開始

閱讀空氣的第一步是傾聽,也就是主動提供對方一個說話的情境。

不論是讀出對方的肢體語言、還是言外之意,都需要讓對方願意開口說,我們才能獲得足夠訊息來判讀。不懂得傾聽、老是搶話,通常都會被人厭惡,被認為是白目的人;連傾聽都做不好,更別說是閱讀空氣了。

 

幕僚的素養力-閱讀空氣的重要性

 

除了傾聽之外,要做好閱讀空氣還要掌握四個關鍵:

  1. 掌握現況,在場有哪些人、彼此的職務與利害關係、自己和這些人的關係又是如何?
  2. 溝通發言時,選擇適切的用語。
  3. 隨時注意氛圍的形成與轉變,慎選發言時機。
  4. 觀察在場人士的眼神與表情變化,當中藏著許多重要的訊息。

 

一般來說,在一場會議中,可以將與會人員區分決策者、影響者、參與者與旁觀者這四種。

  • 決策者:重視投資效益,也重視利益分配的平衡,避免某一方處於絕對的弱勢;有時也會有一些政治上的考量,而做出有別於決策習慣的妥協。
  • 影響者:可能不只一人,通常高階管理者都算是影響者。特別重視專業立場與特定團體利益,不同單位通常都會有本位主義,這也是會議上常引發意見分歧的原因:立場不同,而非對錯問題。所帶來的影響,通常來自制度、專業、資源與個人喜愛偏好。
  • 參與者:通常是受決策影響者,有可能會迂迴影響決策。比方說,行銷單位的同仁認為年度行銷預算偏低,這樣做起事來會感到很為難,這時可能就會影響行銷主管的看法;而主管做為影響者,當他提出意見時,就有可能影響決策者的決定。此外,通常與會的參與者都是負責執行的人,所以會特別重視執行細節及決策對作業方式的影響。
  • 旁觀者:一般來說,會議中不應該出現這類與會人員;但是有職場經驗的人可能都遇過這樣的情形發生。為什麼旁觀者會出現呢?通常是為了政治角力,比方說某單位主管覺得自己人單勢薄,所以拉了一票人為自己助力;也可能是沒被邀請的單位主管擔心自己被邊緣化,所以也想盡辦法出席爭取資源。不要被這類的與會者所迷惑,但也要小心他們可能會間接影響決策結果。

 

我們要做的就是將與會人員劃分到這四類之中,然後依循閱讀空氣的四個關鍵判讀出訊息。

 

幕僚的素養力-關係

 

閱讀空氣,但別讓自己成為了空氣

懂得閱讀空氣的人,在面對人際互動時知道如何察言觀色、做出符合期待的應對。

但在過程中,其實隱含著兩道難題:

  • 我該如何察言觀色?
  • 什麼是符合期待的應對?又是符合誰的期待?

懂得「閱讀空氣」並非只是單純察言觀色,而是培養觀察環境氛圍、提出並溝通改善意見,再加上落實執行的綜合能力。做出符合期待的應對,也不是一味地符合對方的期待,而是找出彼此間最大的交集。

 

職場溝通-新鮮人

 

來看一個案例,或許你會更明白我的意思。

阿文是行銷主管的助理,主要工作是跟催行銷單位的專案,及時向主管回報進度與專案上的各種支援請求。

阿文很擅長察言觀色,當主管看著報告皺眉時,他會主動說明報告內容、探詢有什麼地方需要調整,然後主動告知同事需要補充的內容。然後又默默地聽取同事對主管要求的各種抱怨,甚至自己加班完成專案不足的部分。不論主管、還是同事,都稱讚阿文人真好。

「阿文都沒有自己的想法嗎?什麼都說好。」

「只要誇他一下、或是露出為難的表情,他就會幫我做了」。

阿文在無意中發現了同事對他做出這樣的評論。

阿文善於閱讀空氣、做出符合對方期待的表現,非但沒有得到同事的肯定,甚至連主管也發現了這樣的行為,而斥責他不要擅自主張、應該做好自己的本分。阿凱感到很沮喪,不知道自己做錯了什麼?

 

幕僚的素養力-不是讀懂空氣就好

 

像阿文這樣的案例,就是誤解了閱讀空氣的意義。他拼命地閱讀周遭的空氣,卻忘了閱讀自己的心情、自己的需求;過度迎合對方的期待,卻也讓自己變成了空氣。

並不是讀懂空氣就好,還要能採取行動,做出讓「彼此都舒服」的應對。

在下一篇文章中,我將延續這個主題,告訴你懂得閱讀空氣、更要創造空氣,如何營造出有利對話的氛圍?又該如何做出讓彼此都舒服的應對?

 

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The Author

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

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