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About 劉奕酉

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com
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【劉奕酉專欄】職場隱藏版角色,從六大職能揭露你有所不知的「超級幕僚」!
2 週 ago

【劉奕酉專欄】職場隱藏版角色,從六大職能揭露你有所不知的「超級幕僚」!

 

從今年開始,我加入了商業思維學院,一間致力於打造真實市場的商學院。做為超級幕僚學程的主理人,我希望提供職場上的幕僚角色一個系統化、結構性的整合學習資源,以及打造自我成長與交流的場域。

幕僚,在職場上有著多樣化的面貌,每個人都有各自扮演的角色、難題與挑戰;這些人在職場上可能不是那麼耀眼,甚至沒有人知道他們在做什麼,但卻是職場上最多的一群人。

說到幕僚,你會想到職場上的哪些人?他們又從事著什麼樣的工作內容呢?在這一篇文章中,我想和你分享關於幕僚,你應該知道的三件事。

 

第一件事:幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種角色

對多數人來說,很難說清楚幕僚的定義是什麼?

你可能會直覺想到秘書、助理或是老闆身邊的特助;不過,後勤單位的行政人員好像也算幕僚,單位主管也可能是更高層主管的幕僚。其實,一個組織、一家企業中可能存在著形形色色的幕僚,但是他們的工作職務直觀上都不太一樣,也擁有著不同的職稱或頭銜。

其實,幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種角色。

職場上的每個人,或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色,只是比例上的不同。比如說基層主管,除了自己的職務之外,可能也扮演著更高主管的幕僚,但比重上也許不高;而資深秘書,可能只需要完全打點某位高層交付的任務就好,那麼她的幕僚角色比例就很吃重。

在你擔任業務、行銷、產品經理,或是其他職務角色時,也可能同時扮演著幕僚角色,對你的直屬主管負責。對於職場工作者來說,討論自己是或不是幕僚只是個假議題,真正的問題是幕僚角色占了多少比重的職務內容?又該如何扮演好這個角色?

這是每一個人都需要學習的課題,也是職涯獲得更大發展的關鍵。

但是,當一個人的工作內容中,幕僚角色的比重愈高,就可能會衍生出一個普遍存在的問題,那就是工作價值不容易被彰顯。很難有標準可以量化,大多數都是「個案處理」的方式。

既然沒有標準,就是直屬主管說了算,直接地影響到幕僚角色的職涯發展與升遷加薪。我相信這也是大多數擔任幕僚角色的朋友們,切身感受到的困境與挑戰。

那麼,職場上到底有哪些幕僚角色?又該如何定位他們的職務與功能呢?

 

第二件事:幕僚角色的定位地圖:四類職務、六大職能

幕僚角色究竟都在做些什麼?感覺好像包山包海、主管與老闆的大小事都得負責。其實,從職務功能來說,可以整合為六大類:

  • 過濾/選擇:處理瑣碎與次要的問題;比方說,過濾訪客、行程安排等。
  • 諮詢/商議:提供意見諮詢與討論;比方說,議程管理、市場現況盤整等。
用數位足跡寫下名為「你」的品牌:自媒體時代崛起,讓我們學會向大眾說話
4 個月 ago

用數位足跡寫下名為「你」的品牌:自媒體時代崛起,讓我們學會向大眾說話

 

在數位足跡的時代,無論喜歡與否,你就是自己的品牌。​

享受著網路社群便利的同時,我們也在網路上留下各式各樣的數位足跡,不管你願不願意、也未必如你所想的,只呈現你希望呈現的一面。

在社群媒體上的狀態更新、推發文與各式各樣的標籤,你在公開場合所做的每一件事,都在不時宣傳推廣著「你」自己。

唯一的問題是:你所傳達的是哪一種品牌?別人接收到的又是什麼?​​

舉例來說,一篇演講的短圖文,在接收訊息的受眾眼中,可能是無關的雜訊、刺眼的炫耀文,也可能是喚起需求、滿足需求的資訊;後者就是你的目標受眾,也許也會是你的潛在客群。​

唯有觸及、連結到這群對的人,才能有效傳遞品牌價值

​反過來說,如何回應非目標受眾與酸民,也是需要學習的一件事,因為你的目標受眾也在看。

 

⋯⋯

 

距今二十三年前,有一篇標題為「你的品牌」(The Brand Called You)的文章,作者提出的觀點,現在看來依舊合理:

一、商業最重要的工作是成為「你」品牌的首席市場行銷員。​

二、誰都可以擁有網站。你會回頭再看的網站是你信任的網站;這個品牌是承諾,保證你將會接收到的價值。​

三、每個人都會有電子郵件,你如何決定要先閱讀和回覆誰的訊息?而誰的訊息你會看都不看便送進垃圾筒呢?答案是:個人品牌是關鍵。這是承諾,保證你將會因為花時間閱讀訊息而接收到的價值。​

四、我該怎麼做才能增加非凡、重大、卓越、獨特的價值呢?我想要因為什麼因素而成名呢?​

五、推廣「你」的品牌時,你所做的一切、以及你選擇不做的一切,都會傳達這個品牌的價值和特點。​

六、增強力量的一大關鍵是,要體認到這個簡單的事實:現今我們生活在一個「專案」世界中。幾乎今日的所有工作都被組織成稱之為「專案」的小小封包。​

七、要成為「我公司」(Me Inc.)的執行長,需要你採取自私的行動:讓自己成長、為自己宣傳,然後讓市場回報你。​

八、不要讓自己成為職業階梯概念的奴隸。要適時地重塑自己。​

九、你是一個品牌。由你負責你的品牌。​

 

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光是閱讀還不夠?強化知識的吸收,訣竅在提出反饋:齋藤孝的三色重點管理法
4 個月 ago

光是閱讀還不夠?強化知識的吸收,訣竅在提出反饋:齋藤孝的三色重點管理法

 

齋藤孝是位量產的作家。​​

著作多到有時我會分不清拿到的這本書到底有沒有看過?因為內容都長得很像,圍繞著輸入、處理與輸出這三件事。

如果你曾經閱讀過他的書,不難發現自己會越看越快,而且內容都傳達著清晰的核心概念,就是知識的IPO。

透過輸入(Input)、處理(Process)與輸出(Output)三個過程,然後反饋(Feedback)到下一次的輸入,周而復始形成向上提升的螺旋。

只不過他沒有說的這麼明白,倒是在一些談論知識變現的書籍中,很常看見這樣的系統性作法。​

教你閱讀技巧的書不少,但是真正能持續閱讀、大量且快速地閱讀的人並不多;就如同教寫作的書很多,但是能持續寫作、寫出成就的,在整體比例上也是不多。​

為什麼?因為沒有消除阻力,再多的助力也不會讓你前進。​

我們知道早起很好,可以做很多有意義的事,甚至有更好的效能;但是,沒有改掉晚睡的習慣,早起可能不但收不到成效,還會造成反效果:讓你早死。​

所以說,消除了寫作、閱讀的阻力,才能讓技巧、經驗這些助力發揮作用;然後,產生的效益會轉化為誘因,持續推動著你前進。

 

⋯⋯

 

關於消除寫作阻力,有一本《讓寫作成為自我精進的武器》我覺得挺適合的,讓你不再害怕寫作這件事;而齋藤孝的《高效閱讀的秘密》則是告訴我們如何能讀完一本書?我認為就是在消除閱讀的阻力,算是他的著作中淺顯易懂的一本。​

從字面上來看,或許你會注意到「高效」兩字,而期待著有什麼驚人的技巧。沒有,真的只有告訴你如何看完一本書,如果你連看完一本書都覺得痛苦的話,這本書我想很適合你。​

內容談到高效閱讀的三個秘密:​

一、從建立讀完一本書的信心開始​

二、逐步找出適合自己的閱讀技巧​

三、持續輸出是閱讀最好的催化劑​

沒錯!看到這裡你可能會發現,怎麼又提到輸出這件事?​

事實上,輸出反饋更好的輸入這件事,幾乎可以在許多強調「高效」的書中都隱藏這樣的觀念,不論是學習、寫作、閱讀或是工作技術,都是提升效率與效能的關鍵。​

齋藤孝在書中提到,看不完書怎麼辦?​

那就從極短篇的文章開始吧!等到習慣之後,換成短篇、中篇、長篇的順序逐漸適應。​

也可以從漫畫繪本、圖解書到原著的順序來著手,之前我就在市面上看到許多著作,都有出圖解與漫畫繪本的相關著作,像是經濟學、統計學、經營管理與邏輯思考等等,對於閱讀專業書籍有障礙或是領域新手來說,真的是再好不過的一件事了。​

 

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