從今年開始,我加入了商業思維學院,一間致力於打造真實市場的商學院。做為超級幕僚學程的主理人,我希望提供職場上的幕僚角色一個系統化、結構性的整合學習資源,以及打造自我成長與交流的場域。

幕僚,在職場上有著多樣化的面貌,每個人都有各自扮演的角色、難題與挑戰;這些人在職場上可能不是那麼耀眼,甚至沒有人知道他們在做什麼,但卻是職場上最多的一群人。

說到幕僚,你會想到職場上的哪些人?他們又從事著什麼樣的工作內容呢?在這一篇文章中,我想和你分享關於幕僚,你應該知道的三件事。

 

第一件事:幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種角色

對多數人來說,很難說清楚幕僚的定義是什麼?

你可能會直覺想到秘書、助理或是老闆身邊的特助;不過,後勤單位的行政人員好像也算幕僚,單位主管也可能是更高層主管的幕僚。其實,一個組織、一家企業中可能存在著形形色色的幕僚,但是他們的工作職務直觀上都不太一樣,也擁有著不同的職稱或頭銜。

其實,幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種角色。

職場上的每個人,或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色,只是比例上的不同。比如說基層主管,除了自己的職務之外,可能也扮演著更高主管的幕僚,但比重上也許不高;而資深秘書,可能只需要完全打點某位高層交付的任務就好,那麼她的幕僚角色比例就很吃重。

在你擔任業務、行銷、產品經理,或是其他職務角色時,也可能同時扮演著幕僚角色,對你的直屬主管負責。對於職場工作者來說,討論自己是或不是幕僚只是個假議題,真正的問題是幕僚角色占了多少比重的職務內容?又該如何扮演好這個角色?

這是每一個人都需要學習的課題,也是職涯獲得更大發展的關鍵。

但是,當一個人的工作內容中,幕僚角色的比重愈高,就可能會衍生出一個普遍存在的問題,那就是工作價值不容易被彰顯。很難有標準可以量化,大多數都是「個案處理」的方式。

既然沒有標準,就是直屬主管說了算,直接地影響到幕僚角色的職涯發展與升遷加薪。我相信這也是大多數擔任幕僚角色的朋友們,切身感受到的困境與挑戰。

那麼,職場上到底有哪些幕僚角色?又該如何定位他們的職務與功能呢?

 

第二件事:幕僚角色的定位地圖:四類職務、六大職能

幕僚角色究竟都在做些什麼?感覺好像包山包海、主管與老闆的大小事都得負責。其實,從職務功能來說,可以整合為六大類:

  • 過濾/選擇:處理瑣碎與次要的問題;比方說,過濾訪客、行程安排等。
  • 諮詢/商議:提供意見諮詢與討論;比方說,議程管理、市場現況盤整等。
  • 促成/協作:行使條件下的控制與指揮權;比方說,專案負責、合同跟進等。
  • 專家/技術:解決某些特殊問題或工作;比方說,風險模型建立、市場分析等。
  • 情資/布達:整合資訊以供決策參考、溝通內外與傳達一致性的訊息。
  • 考察/督導:代為考察工作實況有無依照規範;比方說,流程稽核、績效考察等。

根據發揮的職務功能與扮演幕僚角色的比重程度,可以將幕僚角色分為四大類:行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚與管理幕僚。

我整理了一張表格,或許你會更清楚這些幕僚角色的功能定位與職務對應。

第一種,是行政幕僚,主要扮演的職務功能,是過濾/選擇、諮詢/商議。

舉例來說,秘書、助理、櫃台人員都是屬於這一類的,幕僚角色通常佔據了絕大部分的職務內容,甚至是所有時間。比方說,高階主管的資深祕書,完全只對主管負責、打理主管交付的一切事務。

第二種,是業務幕僚,這裡指的是替主管分擔處理工作上的業績任務。主要扮演的職務功能,很相似於行政幕僚的性質,但比重相對沒這麼大,更多的反而是在促成/協作的部分,被賦予條件下的控制與指揮權。

舉例來說,客服、小組長或是業務經理,組織中常見的專案負責人都可以歸類到這一類型中。除了扮演幕僚角色之外,可能還需要擔負一些個人的工作內容與目標。

第三種,是專業幕僚通常是為了解決某些特殊問題或工作而存在的,也都具備一定程度的特殊知識、技能與經驗。舉例來說,技術顧問、產業分析人員、財務、法務等,都是屬於這一類型的,主要扮演的角色職責,包括專家/技術、促成/協作與諮詢/商議。

幕僚角色可能佔據他們日常工作一半的比重,另一半則是提供組織或企業維持營運的需要、或是符合產業與國家法規的工作事項。

第四種,是管理幕僚,包括營運長、總經理室、稽核單位、高階主管特助等職務;此外,組織內的中高階主管其實也算是更上層主管的管理幕僚。扮演的職務功能相當全面,主要會是情資/布達、考察/監督,有時也會提供專家/技術、促成/協作與諮詢/商議的功能。管理幕僚可能只有一部份的工作職務,是面向直屬主管負責,更多的是獨當一面負責對組織或企業更重要的任務。

以上四種類型只是大多數情況下的分類,當然也會有例外的情況。比如說,我曾遇過幾位超級祕書,除了扮演行政幕僚的功能之外,也具備特殊的專業技術,或者負責財務報支的業務等等。

從行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚到管理幕僚,除了職務功能上的不同之外,最大的差異在於幕僚角色的比重。愈是偏向左側的職務類型,愈會有工作價值不容易被看到的問題,很大一部分取決於直屬主管的觀感;而偏向右側的職務類型,則愈有機會獨當一面,也較能讓組織與企業看見自己的專業與工作價值,在職涯發展上也有更多的可能性。

相信你現在對於幕僚角色的定位與功能,應該有了更清楚的認識與理解。

 

第三件事:幕僚角色,是企業或組織中的人才孵化池

在多數人的印象中,常被提及的知名人物,像是蘋果的賈伯斯、微軟的比爾・蓋茲、亞馬遜的貝佐斯、台積電的張忠謀,或是鴻海的郭台銘等等,都是企業的執行長。

如果要你說出他們的幕僚是誰?我想可能一時也說不出來,甚至也不容易查得到。

幕僚,就是這樣的一個角色,藏在這些耀眼的人物背後,雖然看不見他們的名字,但是他們的確存在,同時也付出了相當大的貢獻,讓這些執行長們發出更耀眼的光芒,成為大家口中那個「很厲害的人」。

雖然幕僚總是站在鎂光燈後,默默地支援著老闆或直屬主管。但是有一天,幕僚也可能站上舞台,成為綻放光芒的那個人。

舉例來說,雪柔.桑德伯格,暢銷商管書《挺身而進》、《擁抱B選項》的作者。多數人對她的認識是臉書的營運長,或是她曾經在谷歌擔任全球網路業務與營運的副總裁。但你可能不知道,更早之前她也擔任過美國財政部部長的幕僚長。

日本知名商管書作家,三木雄信,曾任日本軟銀秘書長,也是孫正義的幕僚,還被喻為孫正義的頭腦。離開軟銀後,他成立了自己的公司,後來投入英文學習的教育事業,也出版了許多商管書籍,大多是與擔任孫正義幕僚時期所培養出來的幕僚工作力有關。還有微軟大中華區人工智慧負責人暨台灣微軟行銷營運長,趙質忠,也曾擔任過微軟大中華區總裁的幕僚長。

更有許多曾經擔任過企業高管幕僚的人,後來也都成為了獨當一面的重要角色,甚至成為企業執行長、知名顧問與作家。幕僚,在外人眼中看起來是不起眼的角色,但其實是組織或企業中發展成長性最大的角色。

因為在主管身邊近身學習,就等於是實習如何當一位主管的最好機會,但也因為只有主管知道你做了哪些事?所以很難具體展現出工作成果的價值。這就是身為幕僚角色的兩難。

下一次,我想和你聊聊幕僚角色的價值是什麼?又該如何提升價值、在職涯發展上又該如何規劃?我們下次見囉!

 

The Author

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

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