不少擔任幕僚角色的朋友都跟我抱怨過,每次升職加薪都沒有自己的份,但是交付工作往往第一個輪到自己;又無法跟別人隨便吐苦水,只好眼淚都往肚子裡吞。

這其實反映出幕僚角色普遍存在的問題:價值不容易被彰顯。

主管與老闆的快樂,就是幕僚的成功;幕僚的價值,全靠主管的良心。喔!不,我是說主管心中的那把尺啦!

職場上的每個人,或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色,只是比例上的不同。幕僚角色的比重愈高,價值不容易被具體的彰顯;沒有標準、主管與老闆說了算,同時也影響到職涯發展與升遷加薪。

甚至有時候,我們會懷疑主管心中真的有那把尺嗎?但是,先不論價值有沒有被看見,你確定自己真的有發揮出價值嗎?

完成了交付的工作任務,是不是等於發揮了價值?這其實是許多職場工作者的迷思,只是在幕僚角色身上,這樣的困惑被放大,甚至大到懷疑自己。

到底,幕僚的價值是什麼?又要如何具體地被看見?

 

幕僚的價值=創造他人的價值?

首先,我想請你思考以下情境,判斷有哪些是幕僚展現價值的表現?

 

  • 完成主管交付的工作
  • 懂得老闆的決策風格與偏好
  • 能為主管出謀劃策、分擔解憂
  • 不管上頭要我做什麼,我都使命必達
  • 能夠站在公司最大利益的角度來看待一切任務

 

你覺得這些都是嗎?我當初也是這麼認為。直到我累積了更多幕僚經驗,與不少高層主管及老闆交手之後,我發現主管與老闆在看待這些事情上,有著不一樣的觀點。比方說:

 

  • 只是完成主管交付的工作就夠了嗎?主管可能期望你可以更好,很多時候我們所謂的完成只是做完,不等於做好。
  • 你又知道老闆的決策風格與偏好了?你如何摸索老闆或主管的決策風格與偏好、如何確認你真的有掌握到?
  • 嗯,能為主管出謀劃策、分擔解憂,真的挺好的!但⋯⋯你真的有能力解決嗎?如果沒有,該如何取得或提升需要的技能?或是能找到資源或人脈來解決問題?
  • 如果上頭錯了呢?如何辨識這一點?如果你發現主管或老闆錯了,你又該怎麼做?
  • 公司最大利益的角度,你確定和主管想的一樣?那主管的利益咧?當你扮演幕僚角色時,就是為了成就你的主管,站在公司最大利益的角度來思考沒有錯,但也需要考量到主管的立場,畢竟你是他的幕僚。應該視情況提出合適的建言,但決策權仍在主管手上。

 

或許,在你看完之後,可能心生不忿地想說:就是有你們這樣的人,台灣才有這麼多慣老闆!

但我想告訴你的是,或許我們無法選擇什麼樣的人做自己的主管或老闆,但可以調整我們的心態與應對的方式。懂得創造價值、改變職涯發展,可以讓你早一點遠離慣老闆;而當你成為主管或老闆時,我想你也會用同樣的觀點看待部屬與幕僚的。

如果用一句話來說幕僚角色價值的具體展現,我想是讓你的主管或老闆看起來很厲害!

透過支援與協作來達成工作目標,藉由創造他人價值來展現自我價值。

怎麼做?讓我來告訴你。

 

價值創造二大關鍵:定義問題、解決問題

職場上的工作場景,每天都在解決形形色色的大小問題。許多時候,都是因為問題定義錯誤,導致原本的問題沒有被解決,還產生新的問題。

如果方向錯了,方法再對也到不了目的地。定義問題,就是在確定方向、釐清真正該解決的問題是什麼?然後,才能找到解決問題的有效方法,將有限的資源與精力投入在正確的任務上。

幕僚角色沒有實權、沒有頭銜,但這完全不影響你去定義問題或解決問題。而這兩件事也都是為了創造他人的價值,也就是你的直屬主管或所屬組織。

具體來說,該如何提升定義問題、解決問題的價值呢?

  • 定義問題的價值,與幕僚素養的提升有關,也就是培養對事、對人的成熟度。
  • 解決問題的價值,與幕僚職能的提升有關,也就是強化職務所需的技能水準。

幕僚素養的提升,指的是培養對事、對人的成熟度。

什麼是成熟度?我想是一種「穩定」的表現,不會太多、也不會太少,剛剛好的程度。

對事的成熟度,代表職能的熟練,能夠穩定地完成任務、符合預期的表現,讓人可以放心將事情交付給你。

如果我們將職務高低用一個金字塔表示,對於基層幕僚來說,大多數的職務內容都不需要太專業或複雜的經驗就能完成,也能在短時間內就上手熟練,達到一定程度的成熟度;而愈往金字塔頂端的高階幕僚,就會面對橫跨領域大、專業複雜度高的職務內容與挑戰,所需要熟練的時間與投入的精力也相對更多。

因此,職務愈高、對事又能展現出成熟度的高階幕僚,對於組織或企業來說,都是極具價值的人才。

對人的成熟度,我認為表現出來是「無愧於心、知進退」這七個字。

具體來說包括五個方面的表現:

  • 第一個,是守時、尊重彼此的時間。

守時在職場上是非常重要的一個基本原則,如果一個人不能做到守時,那麼在關鍵時刻就會造成非常大的傷害,在職涯發展上也不會獲得太多機會,因為你連自己的時間都管不好了。

守時的另一個意涵,是尊重彼此的時間,不論是溝通討論、會議報告,都不該浪費彼此的時間,盡可能地說重點、講中要點。

  • 第二個,是重諾守信、不輕易承諾。

對人不要隨便誇下海口、做出過多的承諾與保證;即使是自己可以輕鬆做到的事,也不代表可以隨意承諾,因為我們要尊重自己的時間,將精力投入在更重要、更有價值的事情上。

如果真的承諾了,就務必要說到做到,別人對你的信賴感,就是這樣一點一滴累積起來的,但是只要你答應的事沒有做到,信賴感瓦解的速度比你想像的還快。

  • 第三個,是做對、不要作對。

幕僚角色最大的價值是創造他人的價值,所以要幫主管把事情做對,而不是按照自己的想法跟主管作對。

如果你有看過《半澤直樹》這部日劇的話,就會知道半澤直樹很有能力、做的事情也是為了公司好,但是做人不夠圓滑、不懂得方法,雖然最後還是達到了目標,但總是給人作對的印象,在職涯發展上也相對比較辛苦。

如果半澤直樹到了真實職場中,你覺得還會像劇情所演的那樣嗎?

  • 第四個,是後悔的事越來越少。

你會時常後悔曾經說過的話,想著如果下一次怎麼做會更好嗎?

程天縱老師在《創客創業導師程天縱的職場力》這本書中提到,他在每天晚上睡覺前,都會習慣性地反思自己一天的言行舉止。隨著年齡增加,發覺後悔的事愈來愈少,這就是做人愈來愈成熟的表現。我覺得說的真好!

  • 第五個,是從負責、擔責到當責。

我記得剛成為幕僚的前幾年,光是要完成主管所交付的任務就已經不容易了,主管告訴我一句話,我對你現階段的要求,只要確實地完成交付的任務就好,這就是負責的表現。

隨著我的經驗豐富,對職務內容也愈來愈上手,就開始思考如何將一件事情做得更好?

在與他人協作的時候,能不能多擔當一些責任、多做一些,好讓事情更順利完成?這時候,我已經從負責轉變為擔責的心態了。當我做出這樣的轉變,自然被交付更多重要的任務、獲得更多成長的機會。

但是想要成為獨當一面、有高度自由的超級幕僚,光是擔責還不夠,還必須做到當責,主動去想有什麼是自己應該做的,不只是把事做對、更要懂得做對的事,將對組織與企業有價值、正確的事情,當作是自己的責任來做好。

當你擁有當責的態度,而也具備解決問題的能力時,就能面對更多的挑戰與機會了。

所以說,展現幕僚價值的第一件事,就是幕僚素養的提升,包括對事、對人兩個方面。對事,就是做到職能熟練;對人,則是無愧於心、知進退。

除了幕僚素養的提升之外,展現價值的第二件事,就是幕僚職能的提升,也就是強化職務所需的技能水準。

不同的幕僚角色,可能都具備各自的專業技能,有的很會安排行程、有的擅長策略規劃、懂得解讀老闆的心思,老闆什麼都沒說,他就知道該做什麼、如何做到符合老闆期望的。

厲害的幕僚總是給人十八般武藝樣樣精通的感覺,會的東西既多又雜,如果我想提升自己的能力,到底該從哪裡開始呢?

我常舉一個例子來說明幕僚角色的職能發展,那就是扮演主管與老闆的手腳、大腦,還有心。

這是一個幕僚成長的過程,但不必然都是從手腳開始,我也曾經見過非常懂得做計劃與策略規劃的幕僚,通常主管不會讓他去扮演手腳的角色,那樣太浪費了。

大多數的幕僚都是按照這樣的路徑發展的,一開始扮演主管與老闆的手腳,代替他們執行任務,這時候的重點,在於能做對事情、受肯定;然後是扮演主管與老闆的大腦,懂得做對的事、而不是與人作對;如果想要有更大的發揮空間,要能扮演主管與老闆的心,懂得解讀它們的心思和沒說出來的話,能夠價值權衡、做出有高度的判斷。

要能扮演好不同環節的角色,需要哪些能力呢?

我想可以統整為五種幕僚職能,包括基本的素養力、能夠發揮團隊綜效的協作力、能夠做計劃的企劃力,以及懂得運用資源與布局來達成目標的策略力,還有最後一項是管理力。

管理什麼?包括時間管理、目標管理、資源管理、向上管理、橫向管理等等,另一方面,個人的情緒管理、壓力管理、健康管理等等,也十分重要,因為這會影響到一個幕僚的成熟度。

幕僚的價值,在於定義問題、解決問題。想要展現更多幕僚的價值,可以從幕僚素養、幕僚職能的提升著手;具體來說,就是培養對事、對人的成熟度,以及強化職務所需的技能水準。

 

下次,我將會和你分享幕僚角色該具備的商業思維是什麼?

又是如何影響幕僚角色在工作上的表現與價值展現?

 

  • 創客創業導師程天縱的職場力
  • 作者:程天縱
  • 出版社:商周出版

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The Author

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

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