KPI、OKR、時間管理、品管、績效管理、銷售、生產力優化⋯⋯，上述商務活動常見的概念，非要說有什麼共通之處的話，恐怕只有一點，那就是數值化思維。
最近讀了一本書，《數值化之鬼》，作者安藤廣大認為，工作做得好的人，應該都是擅長將自己的工作，乃至公司交辦的任務，還有公司本身的目標等，轉化為數字來理解、追蹤進度與評估考核。
將工作拆解成數字，導入問題解方
任何時候，工作都應該優先以數字來思考。使用數字思考，可以消除溝通上的誤解。
數值化思考模式，可以剝除資訊中的情緒成分，讓人就事論事，客觀的看清楚事情的真正樣貌，從而針對問題，找出對策。而且對策本身就可以量化評估其成效，不至於流於紙上談兵。
數字以外的事情，並非不重要，不過，應該放在數字之後來思考，也就是有餘力解決了數字能夠呈現的問題後，再來思考數字以外或數字所不能解決的問題。
那麼，要如何做，才能邁向數值化思考，培養數值化思考的體質，將其內化？
安藤建議，不妨試著用數字回顧自己的一天。
好比說業務工作，除了拿到訂單的業績之外，該如何評估業務人員一天的工作狀況，可以從其撥打電話給客戶的次數、成功接通且說上話、成功接通但被掛電話、電話無人接，或是無效電話號碼等狀況，各自估算出數字，最後得出當天撥打總電話數量，以及有效電話數量、有效電話的比例等數值，來評估業務工作的執行狀況。
以上只是簡單地舉例，詳細來說，還可以記錄每一通電話講了多久，講到成什麼程度（問候、聯絡感情、順利約訪⋯⋯）？
最終若能將全部業務銷售工作分拆成可以評估成敗的數字，那麼，便可以透過數字來推估出銷售人員的成交率，並反向找出造成無法成交的可能原因，再導入解決問題的方案？
好比說，通過記錄撥打的電話數字後發現，某一個時段打電話，接通率比較高，某一個時段打電話接通率比較低。爾後，就可以試著將打電話這件事情挪到接通率比較高的時段來進行，接通率比較低的時段，則用來處理其他事情。
再好比說，透過數字紀錄，發現某位總體成交率不高的業務，若是能夠順利完成產品介紹，成交率就能大幅提升。那麼，就能針對該名業務銷售夥伴的狀況，設計能夠提升抵達介紹產品的互動技巧。
靈感也能用數字管理！
或許你會說，那是業務工作，才有辦法轉化為數字計算與管理，其他工作不可能。
其實未必，以我自己做了最多年，世人常認為得靠靈感才能完成的寫作工作來說，也是可以透過數值化思維的方式來管理工作進度與績效。
2006 年，我離開職場，決心投入全職寫作，靠全職寫作維生的第一年，我就靠著數值化計算與管理的方式，展開我的工作。
首先，我算出一年份的生活開銷費用。知道自己得賺多少錢，才能夠靠寫作維生？
其次，我開始研究市面上各種有稿酬的版面的稿費、刊登字數與刊登頻率。也一併研究了專書寫作的稿費與版稅區間。
經過簡單估算後，如果一天能有一篇稿件刊登，或是一個月能寫一本書，所得稿費大概勉強可以賺得生活基本收入。
雖然念研究所開始，我就有在媒體寫作，也有些來自寫作的收入。然而，我既沒有投文學獎得獎資歷，也還沒有固定專欄。我知道投稿不可能順利，會有一定的退稿率。我預估投稿 3 篇稿件大概只有 1 篇會被留用，2 篇會被退稿。
最後，推估出每天的寫作量，一天寫三篇稿件，安排投稿。
接下來，我根據自己估算出來的每日寫作量，反推出每日最少寫作時間。
當時我預估，寫完一篇稿件，需要 1 至 1.5 個小時，一天至少需要 3 至 4.5 個小時的時間用於寫作。
透過數值估算，建立了一套假設，找出初步的工作模型後，接下來就是在生活中實作，測試自己當初的估算的達成狀況？
每天一早起床，我就坐在書桌前開始寫，通常寫到中午告一段落，下午去圖書館查資料或讀書，晚上休息。
跟著 PDCA 四大步驟，順利優化工作效能
安藤廣大在書中提到，能否順利將工作數值化，關鍵在於能否大量實行，也就是能否做出某種程度的數量。實際上，工作做得好的人，工作量都很大，而且是成果優先，也就是能做出績效很重要，不能總是失敗。
PDCA，就很適合用來執行經過數值化後的工作。
計畫 Plan，就是建立假設。
執行 Do，就是測試假設。
檢查 Chick，就是檢核修正假設中的不足或失誤之處。
行動 Act，就是執行修正過後的假設。
融入值化思維的 PDCA，是能夠不斷優化工作效能，提升產出成果的一套做法。
不只是 PDCA，KPI 也是一樣，關鍵成敗都在於能否將看似不可量化評估的工作項目，轉化為數值來計算並考核檢驗。
若自己的工作路徑能夠全面數值化計算並檢核，成果通常也能跟著提升。
規劃進度時，小心計畫偏誤
行為經濟學有個概念叫計畫偏誤，意指原本工作上的進度規劃，過於樂觀或不切實際，最後與實際成果落差甚大。
好比說，有個研究生制定了一套論文寫作時程表，計劃一年內寫出論文，完成論文口試並且畢業。實際上卻花了兩年以上時間才完成，就是犯了計畫偏誤。
計畫偏誤的原因有很多，像是對自己的能力評價過於樂觀。實際執行究竟需要做到那些事情？得花多少時間、精力與資源？需不需要其他人協力？執行過程會遭遇那些意外狀況⋯⋯，若無法確實掌握並建立數字來估算，往往就是計劃時很美好，執行時很痛苦，完工則遙遙無期。
雖然有些人反對將工作量化估算，實際上能夠活下來且活得好的公司，在量化估算、工作的數值化上，都很有一套。
說回我自己當初的設定，一開始其實很痛苦，一天寫三篇稿件的設定是完全做不到，最好的情況下寫完兩篇，常常只寫了一篇半左右就卡住了。
但是，我知道自己必須完成這樣的工作數量，最後的結果才可能讓自己靠寫作維生，因此，我開始找尋各種提升寫作效能的方法，透過《刻意練習》提升寫作速度。
3 年之後，總算能夠靠稿費支付生活開銷，一天寫 3 篇稿子也完全不是問題，多的時候能寫到 7 至 8 篇。寫作的速度也大幅提升，每個小時約莫可以寫 4000 到 5000 字。寫一篇千字上下的稿件，15 分鐘左右就能完成。
當年試著將自己在採購工作學到的數值化思維，分拆寫作工作，設計出用數字進行管理與檢核的工作模式，才能夠一路堅持下來，還打造出一套能夠不需醞釀靈感，就能快速啟動，且進入《心流》狀態的快速寫作模組。
日後在《創作者的日常生活》發現，古今中外不少知名作家，都有自己一套量化管理寫作的辦法，或是約束自己每天固定寫三小時，或是每天寫多少字，幾乎沒有人靠靈感寫作，都是以嚴格的紀律跟數量自我要求，說穿了，大作家們都是靠數值化管理自己的工作！
推薦書籍：
《數值化之鬼》
作者：安藤廣大
出版社：悅知文化
延伸閱讀：
《鬼速PDCA工作術》，三采
《最有生產力的一年》，天下文化
《OKR：做最重要的事》，天下文化
《達標》，先覺
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