近期因疫情升溫關係,空間業、活動業、旅遊業、餐飲業…等食衣住行育樂產業,不約而同都倍受影響。不難發現身邊大大小小活動,都在取消與延期邊緣遊走。

但,比起陷入活動損失的焦慮,不如讓我們在混亂時期練好基本功,在疫情平息後,準備大展身手!

本次由時書舉辦的「執行一次到位!6小時搞定活動全細節」課程裡,我們邀請了好奇心創意創辦人暨行銷長Boky 陳伯麒,與布爾喬亞公關顧問策市事業群資深經理 Emily林恬如,一解如何掌握活動細節,並讓活動達到最佳效益。

課程首先上陣的是 Boky,在開頭就一針見血地指出關鍵性問題:「為什麼我們需要活動企劃?

為的就是跨域現況與目標的「障礙」,這些障礙可能會是什麼?

從辦理活動預算不夠、成效不佳、市場所造成的影響等都可能是造成阻礙的因素。

 

舉例來說,現在冠狀病毒疫情影響,活動紛紛面臨取消危機,如果照常舉行,有沒有更好的執行方式及備案?

企劃,就是幫忙解決這些障礙,繞過重重阻礙來達成目標。

Boky 也強調,「辦活動只是一個手段,不是一個目標。

為了消化預算、為辦而辦的活動的單位大有所在,但重點是你要辦什麼活動?為的是達到什麼目標?

「不要為了辦活動而辦活動,了解背後需求與目標,才能產生合宜的企劃。」- Boky

 

Boky 整理出找出目標、釐清需求的方法有三,分別是用「推論法」推倒目標,以「提問法」找出目的,再透過「評分法」探查標準。先決定目標,再調整決策。

另外也別忘了,其實主管或老闆的同意(放權),也是你的一種資源。

辦活動的價值就在於,拿石頭丟到水裡,能夠引發多少波浪?

 

在自身的經驗累積下,Boky 建議活動企劃應該多思考內容的著力點,提前思考你的內容產製,盡量貪婪的產製更多內容。

企劃一場活動的起與末,要先制定活動的尺規,就如要開一家餐廳一樣,把概念、對象、條件先定好。

 

舉個例子,今天假設參加一場主題路跑活動,重點會是什麼?

可能是主題角色的露出,呈現IP的精緻度,以及如何設計與IP互動。

但今天若是品質低落,讓人感覺是山寨版,或是超收太多人,都有可能嚴重踩到參與者的「暴怒之谷」。各類型活動不乏有這樣暴怒之谷的存在,只要不謹慎事前預防,引燃導火線可說是必然發生。

在活動執行細節的面向上,Boky 多次提及,

辦活動的過程很難完全不爆雷,大多人都是在錯誤中學習

示意圖

然而,今天如果不幸在活動過程中真的出現Trouble,當下或許很難馬上發現錯誤的癥結點,這時越是慌亂,越難找到哪裡出錯。不妨嘗試一次只換一個變因,來找到問題源頭,逐步排除當下的狀況。

從負責人、場控、組長和組員應該各司其職,每個人都知道自己要做什麼事。

秉持著「組長不重工,組員不放空」的大原則,讓活動能夠達到最完善的分工。

在 Boky 傳授活動從企劃、執行到宣傳全細節過後,由布爾喬亞的公關顧問的 Emily 上陣。

她點出大家心裏可能會有的疑問,為何辦活動會跟「公關」有關?

Emily 認為與其連結的就在於,

「公關存在的價值,是為了讓溝通更有影響力。」

 

理解品牌端想要的是什麼,才能順利讓活動能夠真正達到背後的目標。

 

布爾喬亞團隊透過 I.M.P.U.L.S.E. 的策略公關方法論,精進顧問方法與決策。如此全方位的服務組合,持續且有效的企業溝通解決方案。

(*補充說明:資訊 Information、監測 Monitor、資料處理與產出 Process、可行性方案應用分析 Utilization、公關佈局與規劃 Layout、策略優先一站式公關顧問服務 Strategy、執行 / 反饋 / 優化 Execution & Evaluation )

從資訊的獲取到公關佈局,屬於前瞻策略

而策略優先的「一站式公關顧問服務」,則是以即時溝通為最大特點。

「以知己知彼的戰略思維,佈局持續有效的溝通策略。」- Emily

以「資訊科學」、「公關專業」和「顧問思維」三者為基礎,洞察溝通「渠道 Channel」、「資訊 Data」和「內容 Content」的三大要素。

和 Boky 所提到的相符,公關不只透過線下實體活動來達到目標,而是透過各種媒介來創造品牌價值,那麼公關和客戶之間,要如何提升溝通精準度?

她提出三大傳播重點:扭轉市場產業認知、鏈結青年人才社群和實踐產業跨域串連,進一步去做訊息切角的內容說明。

 

專案結構 OISV,則是由 Objective + Insight + Strategy + Value 所組成。

了解品牌現況、預期結果後,了解客戶內部和外部環境有哪些關鍵資源及劣勢?影響專案成敗的關鍵指標和環節是什麼?

後半段則是執行亮點、專案目標加上市場洞察,最後透過量化和質化來檢視成效。

 

你遇到的挑戰可能是,如何策劃一場「不能體驗」的產品體驗活動?

以泡泡染為例,現場活動不能直接體驗適用泡泡染,還有什麼方法能夠達到效果?

全新明星商品打造品牌具體形象,透過韓風歌舞引領潮流。甚至透過引進科技互動,讓消費者「有感」體驗泡泡染的髮色變化。

 

 

從專案結構回到品牌的形象,Emily強調,從組織(企業、內部、個人)、服務(產品、流程、供應鏈)到市場(地理位置、聯盟),形象資產是可以累積的。

從形式資產趨勢來看,從內部策略做到聲量造「勢」,再以品牌形塑達到市場造「市」,過程是由造勢驅動造市,活動之後的延伸,可以槓桿出更多的空間。

 

多年活動企劃和執行的經驗累積,Boky認為「活動虐我千百遍,我待活動如初戀」,正是他身為活動人的最佳寫照。

每一位身經百戰的活動人都是這麼走過來,沒有人出生就會辦活動。如何打造一場又一場線下活動?精準企劃、細膩執行,加上放大效益,活動才能真正的發揮它的目的。

 


布爾喬亞 Vocal Middle Communications Consultants

活動家 HOST

活動家 | 專為活動人成立的交流社團

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活動達人VS公關顧問:活動人最想知道的關鍵10問一次解答

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The Author

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