你辦過活動嗎?通常,多數人第一次辦活動的經驗可歸類為兩種,一種是唸書時期的學生活動,一種是因為工作關係而攬下辦活動的業務。

不管是哪一種,都是摸石頭過河的狀態,在跌跌撞撞中吸取經驗值,經常搞不懂接待嘉賓的禮節、場地跟設備租借的細節、現場動線流程的掌控…等等,再怎麼仔細小心,就是會有失誤的地方,事前忙的要死,事後檢討不完。

重複著做中錯、錯中學、學中做,然後做了又錯,錯了又學,學了又做這樣無止盡循環的概念。

如果在我們犯錯前,有前人願意傳授辦活動的眉角,肯定能減少大多數問題,讓活動更順利吧?抱著這樣想法,Boky 陳伯麒創辦了傳承活動經驗的社團--活動家。

 

Boky 陳伯麒

從學生時代就有辦活動經驗的 Boky ,認為學生時代的活動規模通常較小,通常只要不出大錯就算是一種成功,但出社會後,辦一場活動所需要的成本、人力完全不是學生時期的資源可以處理的,體會到夢想與現實的差距,加上畢業後這幾年的現場實戰,他快速累積了大量的經驗。

但這也讓他開始思考這個產業的現況,他發覺每個新人都跌過同樣的坑、犯過同樣的錯,但這些都沒有辦法被記錄下來,傳承給其他有需要的人,他深覺可惜,才決定創辦活動家,收錄被驗證過的正確資訊,每個活動人都能在這裡得到寶貴的知識。

 

Emily 林恬如

關於傳承這一點,在布爾喬亞公關顧問策士事業群擔任資深經理的 Emily 林恬如也有同樣的看法。

她認為,公關處理這一行,總是給外界一種相當年輕的感覺,但其實有部分原因,是因為這個產業組織老化與僵化的作法導致留不住人才,太多人將這個行業視為補習班,進來摸索個幾年經驗就快速抽身,再拿著鍍金的履歷去下一個公司

因沒辦法長留人才,導致行業容易出現斷層、也無法持續深化、延續與發展人才價值。她認為一間公司應該要透過流程把員工累積的這些經驗抽出來,具體化成一種可參考的通則,才能讓進入行業內的人都能得到共同的經驗、數據,而不是讓員工離開之後,所有經驗都跟著被帶走。

兩位專業人士,來自不同的公司、負責不同的職務,卻所見略同,而這也是生鮮時書開辦這堂「執行一次到位!6 小時搞定活動全細節」的目的--為了讓更多苦於辦活動的人,能在執行上更快進入狀況。

 

在提案一個活動之前,你應該要知道……

一般人在活動前置作業期,最常犯的錯誤,就是在品牌方的面前打腫臉充胖子。

當品牌方給你一個近乎天馬行空的點子,大多數人通常都是先想著怎麼達到客戶的需求,盡力滿足客戶的理想。

比方來說,當客戶要你在凱道舉辦大型市集(舉個例而已,我也不知道到底能不能在凱道辦這種活動),一聽到這要求,比較不善溝通的團隊,就會開始張羅設備、聯繫場地相關事宜,直到做了一半後碰壁,才會回過頭來告訴客戶,這個方案不可行。

這一來回,就浪費了多少時間,在這一點上,Boky 和 Emily 有共識,不管你辦一場活動有多少預算、資源,都不該是立即應好,活動是溝通與行銷的一環,不該是為辦而辦,第一步要做的,應該要先釐清品牌方辦這場活動的目的。

每個看似異想天開的點子背後,其實都隱藏著一個需求。Emily 說,做為專業的公關顧問,要先搞懂顧客做這件事想達到什麼效果 (WHY),然後才抽絲剝繭告訴他,還能有哪些替代方案。

就算品牌方一開始的提議乍聽之下非常不可行,他們也不會用自身的感覺去評估這場活動能不能辦,而是透過溝通與客觀數字與數據,讓客戶理解各種選項的優缺與限制。

而 Boky 也說,在他的經驗中,也有遇過客戶想辦的活動意味不明的,遇到這樣的情況,他們也不會硬是扛下來舉辦,他會抽絲剝繭去問清楚他們想透過這活動獲得什麼,有些說不定不需要辦活動就能解決。

「辦活動前,要先洞悉活動背後的需求。」Boky 這麼說。

其實顧客是能夠被教育的,只要你能夠拿出說服他的東西,並理解他的動機,要改變對方的提議並不是什麼困難的事情。

換成是自己要提案給品牌方,也是用這種方式去抓住對方的需求。Emily 說,打動品牌方沒有什麼固定的招式。

品牌溝通的目的有兩種,不外乎「造勢」跟「造市」,這兩種目的又有很多可能性,說不定是想激化顧客,或是做品牌市場的區隔、開發新市場,只要你知道客戶的目的,就有可能讓對方替你的提案買單。

講到底,就是設身處地理解客戶真正想做的事,公關公司的角色不是滿足客戶的願望,而是解決客戶的問題。


在辦活動的過程中,最怕的是……

有許多活動現場實戰經驗的 Boky,看過各種大大小小的狀況,遇到突發狀況,沒什麼經驗的新手往往就在現場慌了手腳。

但 Boky 認為工作人員本身不應該表現出慌亂,因為慌也是沒有意義的,讓參加者看見自己慌張是很不專業的表現,工作人員在現場要做的,應該是安撫參加者。

他講了一個曾遇過的突發狀況,有一次他辦過一場 con-call 對談的活動,現場的螢幕卻突然壞了,con-call 活動沒有辦法使用螢幕的話,就等於整場活動都毀了,他跟成員著急地到處找哪裡能緊急買一個螢幕來用,或是弄來投影機,什麼方法都要用,無論如何就是要現場連線成功。

幸好最後一刻螢幕修好了,Boky 也才放下心來。他笑說,這就跟電影《一屍到底》一樣,背後怎麼狼狽猙獰都沒關係,一定要在觀眾面前維持光鮮亮麗,讓大家看到活動最好的一面。

活動中常見嘉賓出場的環節,經驗豐富的 Boky 和 Emily 都分享了邀約以及介紹嘉賓的訣竅,Emily 說,身為邀請方,你要知道你想邀請的對象都是非常忙碌的,你要在有限的資訊內,讓對方願意前來。

以她自己來講,若她是被邀請方,她會希望對方能講清楚她必須在這活動中扮演什麼角色,以及這個角色為什麼會是由她來擔任。而不是找來了人後,就把工作丟給對方,處理這些應該是邀請方的工作,這會讓被邀請方覺得不夠尊重。

Boky 則說,邀請嘉賓時,除了注意基本禮貌外,最好可以一次把話講完,不要問一句「有空嗎?」接著等對方回話才接下文。一次把資訊講清楚,避免浪費彼此的時間,才是正事。

活動中介紹嘉賓出場時,也要根據嘉賓的習慣去調整現場的細節。譬如介紹出場的頭銜,或是嘉賓講話是否需要喝水,準備水的話又該準備什麼樣的水,開瓶蓋的聲音是否會影響收音等等,都需要格外注意。

俗話說魔鬼藏在細節裡,果真一點也沒錯。

 

辦完一個活動,你還要做……

怎樣才算是一場成功的活動? 以 Boky 來說,他會評估這個活動有沒有達到原本預期的效果,只要有達到,這就是一場成功的活動。不過除了商業活動外,Boky 也會做一些出於個人興趣而辦的活動,譬如在開票當天組織上百人一起看開票,他會覺得這是一件有意義的事情,這就無關成效了。

 Emily 則認為,這要分兩個部分來說,以實際面來看,活動的成功,其實就等於客戶的滿意,

只要客戶滿意,並且有達到他們要的效果,這就是一種成功,而以虛的方面來說,有滿足本來的預期目標,並且讓這個活動有延續性,她也認為這是一種成功。兩種都可以同時存在,並不衝突。

Emily 認為,活動執行不是最後的步驟,這只是其中一個環節,這只是達成溝通的其中一個手法,活動前要做充足的評估、準備,活動後則要針對不如預期的地方給予解決的方案,一系列行銷的計劃並不會因為一場活動而結束。

每一位活動人的任務,也不會只是辦好活動而已,大家負責的都是品牌溝通的重要環節,從前置到場控到結案,都是為了讓專案能更完美地執行。期望你我都能在兩位專業人的經驗裡汲取養分,成為更強大的存在。

若仍擔心自己沒有辦法盡善盡美,「執行一次到位!6小時搞定活動全細節」講座現場還會發送一張活動檢核表給前來聽講的觀眾,讓你們能透過這張表自我檢查每一個細節,降低犯錯的機率,從跌撞的新人往上更近一階!

不再手忙腳亂!前置到收尾全包辦。
聽活動人聊活動,6 小時帶走經驗精華 >> http://bit.ly/2Wuz1BL

The Author

喜歡觀察和記錄,有空就外出,有書就看書,看完就寫字。

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