你辦過活動嗎？通常，多數人第一次辦活動的經驗可歸類為兩種，一種是唸書時期的學生活動，一種是因為工作關係而攬下辦活動的業務。
不管是哪一種，都是摸石頭過河的狀態，在跌跌撞撞中吸取經驗值，經常搞不懂接待嘉賓的禮節、場地跟設備租借的細節、現場動線流程的掌控…等等，再怎麼仔細小心，就是會有失誤的地方，事前忙的要死，事後檢討不完。
重複著做中錯、錯中學、學中做，然後做了又錯，錯了又學，學了又做這樣無止盡循環的概念。
如果在我們犯錯前，有前人願意傳授辦活動的眉角，肯定能減少大多數問題，讓活動更順利吧？抱著這樣想法，Boky 陳伯麒創辦了傳承活動經驗的社團－－活動家。
Boky 陳伯麒
從學生時代就有辦活動經驗的 Boky ，認為學生時代的活動規模通常較小，通常只要不出大錯就算是一種成功，但出社會後，辦一場活動所需要的成本、人力完全不是學生時期的資源可以處理的，體會到夢想與現實的差距，加上畢業後這幾年的現場實戰，他快速累積了大量的經驗。
但這也讓他開始思考這個產業的現況，他發覺每個新人都跌過同樣的坑、犯過同樣的錯，但這些都沒有辦法被記錄下來，傳承給其他有需要的人，他深覺可惜，才決定創辦活動家，收錄被驗證過的正確資訊，每個活動人都能在這裡得到寶貴的知識。
Emily 林恬如
關於傳承這一點，在布爾喬亞公關顧問策士事業群擔任資深經理的 Emily 林恬如也有同樣的看法。
她認為，公關處理這一行，總是給外界一種相當年輕的感覺，但其實有部分原因，是因為這個產業組織老化與僵化的作法導致留不住人才，太多人將這個行業視為補習班，進來摸索個幾年經驗就快速抽身，再拿著鍍金的履歷去下一個公司。
因沒辦法長留人才，導致行業容易出現斷層、也無法持續深化、延續與發展人才價值。她認為一間公司應該要透過流程把員工累積的這些經驗抽出來，具體化成一種可參考的通則，才能讓進入行業內的人都能得到共同的經驗、數據，而不是讓員工離開之後，所有經驗都跟著被帶走。
兩位專業人士，來自不同的公司、負責不同的職務，卻所見略同，而這也是生鮮時書開辦這堂「執行一次到位！6 小時搞定活動全細節」的目的－－為了讓更多苦於辦活動的人，能在執行上更快進入狀況。
在提案一個活動之前，你應該要知道……
一般人在活動前置作業期，最常犯的錯誤，就是在品牌方的面前打腫臉充胖子。
當品牌方給你一個近乎天馬行空的點子，大多數人通常都是先想著怎麼達到客戶的需求，盡力滿足客戶的理想。
比方來說，當客戶要你在凱道舉辦大型市集（舉個例而已，我也不知道到底能不能在凱道辦這種活動），一聽到這要求，比較不善溝通的團隊，就會開始張羅設備、聯繫場地相關事宜，直到做了一半後碰壁，才會回過頭來告訴客戶，這個方案不可行。
這一來回，就浪費了多少時間，在這一點上，Boky 和 Emily 有共識，不管你辦一場活動有多少預算、資源，都不該是立即應好，活動是溝通與行銷的一環，不該是為辦而辦，第一步要做的，應該要先釐清品牌方辦這場活動的目的。
每個看似異想天開的點子背後，其實都隱藏著一個需求。Emily 說，做為專業的公關顧問，要先搞懂顧客做這件事想達到什麼效果 （WHY），然後才抽絲剝繭告訴他，還能有哪些替代方案。
就算品牌方一開始的提議乍聽之下非常不可行，他們也不會用自身的感覺去評估這場活動能不能辦，而是透過溝通與客觀數字與數據，讓客戶理解各種選項的優缺與限制。
而 Boky 也說，在他的經驗中，也有遇過客戶想辦的活動意味不明的，遇到這樣的情況，他們也不會硬是扛下來舉辦，他會抽絲剝繭去問清楚他們想透過這活動獲得什麼，有些說不定不需要辦活動就能解決。
「辦活動前，要先洞悉活動背後的需求。」Boky 這麼說。
其實顧客是能夠被教育的，只要你能夠拿出說服他的東西，並理解他的動機，要改變對方的提議並不是什麼困難的事情。
換成是自己要提案給品牌方，也是用這種方式去抓住對方的需求。Emily 說，打動品牌方沒有什麼固定的招式。
品牌溝通的目的有兩種，不外乎「造勢」跟「造市」，這兩種目的又有很多可能性，說不定是想激化顧客，或是做品牌市場的區隔、開發新市場，只要你知道客戶的目的，就有可能讓對方替你的提案買單。
講到底，就是設身處地理解客戶真正想做的事，公關公司的角色不是滿足客戶的願望，而是解決客戶的問題。
在辦活動的過程中，最怕的是……
有許多活動現場實戰經驗的 Boky，看過各種大大小小的狀況，遇到突發狀況，沒什麼經驗的新手往往就在現場慌了手腳。
但 Boky 認為工作人員本身不應該表現出慌亂，因為慌也是沒有意義的，讓參加者看見自己慌張是很不專業的表現，工作人員在現場要做的，應該是安撫參加者。
他講了一個曾遇過的突發狀況，有一次他辦過一場 con-call 對談的活動，現場的螢幕卻突然壞了，con-call 活動沒有辦法使用螢幕的話，就等於整場活動都毀了，他跟成員著急地到處找哪裡能緊急買一個螢幕來用，或是弄來投影機，什麼方法都要用，無論如何就是要現場連線成功。
幸好最後一刻螢幕修好了，Boky 也才放下心來。他笑說，這就跟電影《一屍到底》一樣，背後怎麼狼狽猙獰都沒關係，一定要在觀眾面前維持光鮮亮麗，讓大家看到活動最好的一面。
活動中常見嘉賓出場的環節，經驗豐富的 Boky 和 Emily 都分享了邀約以及介紹嘉賓的訣竅，Emily 說，身為邀請方，你要知道你想邀請的對象都是非常忙碌的，你要在有限的資訊內，讓對方願意前來。
以她自己來講，若她是被邀請方，她會希望對方能講清楚她必須在這活動中扮演什麼角色，以及這個角色為什麼會是由她來擔任。而不是找來了人後，就把工作丟給對方，處理這些應該是邀請方的工作，這會讓被邀請方覺得不夠尊重。
Boky 則說，邀請嘉賓時，除了注意基本禮貌外，最好可以一次把話講完，不要問一句「有空嗎？」接著等對方回話才接下文。一次把資訊講清楚，避免浪費彼此的時間，才是正事。
活動中介紹嘉賓出場時，也要根據嘉賓的習慣去調整現場的細節。譬如介紹出場的頭銜，或是嘉賓講話是否需要喝水，準備水的話又該準備什麼樣的水，開瓶蓋的聲音是否會影響收音等等，都需要格外注意。
俗話說魔鬼藏在細節裡，果真一點也沒錯。
辦完一個活動，你還要做……
怎樣才算是一場成功的活動？ 以 Boky 來說，他會評估這個活動有沒有達到原本預期的效果，只要有達到，這就是一場成功的活動。不過除了商業活動外，Boky 也會做一些出於個人興趣而辦的活動，譬如在開票當天組織上百人一起看開票，他會覺得這是一件有意義的事情，這就無關成效了。
Emily 則認為，這要分兩個部分來說，以實際面來看，活動的成功，其實就等於客戶的滿意，
只要客戶滿意，並且有達到他們要的效果，這就是一種成功，而以虛的方面來說，有滿足本來的預期目標，並且讓這個活動有延續性，她也認為這是一種成功。兩種都可以同時存在，並不衝突。
Emily 認為，活動執行不是最後的步驟，這只是其中一個環節，這只是達成溝通的其中一個手法，活動前要做充足的評估、準備，活動後則要針對不如預期的地方給予解決的方案，一系列行銷的計劃並不會因為一場活動而結束。
每一位活動人的任務，也不會只是辦好活動而已，大家負責的都是品牌溝通的重要環節，從前置到場控到結案，都是為了讓專案能更完美地執行。期望你我都能在兩位專業人的經驗裡汲取養分，成為更強大的存在。
若仍擔心自己沒有辦法盡善盡美，「執行一次到位！6小時搞定活動全細節」講座現場還會發送一張活動檢核表給前來聽講的觀眾，讓你們能透過這張表自我檢查每一個細節，降低犯錯的機率，從跌撞的新人往上更近一階！
不再手忙腳亂！前置到收尾全包辦。
聽活動人聊活動，6 小時帶走經驗精華 >> http://bit.ly/2Wuz1BL
