向上影響:打破隔閡,讓老闆成為你邁向成功的資源|幕僚的管理力(二)

在職場上,你不必喜歡或崇拜你的主管或老闆,也不需要怨恨、討厭他。

但你絕對需要管理好你的主管或老闆,讓他為組織的成效、成果,以及你個人的成功提供資源,成為助力、而不是阻力。要做到這一點,你必須發揮自己的影響力,找出主管與老闆的核心需求,並且滿足它。

上一篇文章中,我想你明白了從「對上妥協」到「向上影響」的心態轉換,就是幕僚角色做好向上管理關鍵的第一步。

上一篇文章 >> 向上管理:不再對上妥協,聰明地管理老闆的期望與決策|幕僚的管理力(一)

而向上影響,又包括了四個面向:

一、如何找出主管的需求、滿足它?

二、如何應對主管的質疑與批評?

三、如何向主管提出需求、爭取資源?

四、如何對主管做好工作彙報?

在這篇文章中,我想和你探討第一個面向:如何打破幕僚角色與主管、老闆之間的隔閡,聽懂對方的期待與決定,找出核心需求與順利完成的方法?

主動打破隔閡、做好管理,是自己的責任

主動去打破與主管之間的隔閡,還要去管理自己的老闆?這聽起來似乎有些不合常理,但卻是我們在職涯中擔任各種角色取得成功的必要關鍵,不僅僅適用於幕僚角色。

為什麼我會說「打破隔閡、做好管理,是自己的責任」呢?

  • 第一,你的主管不會讀心術

也許你認為,主管應該瞭解你的感受或想法;但我可以向你保證,他們做不到、也不會去做。即使他們真的會讀心術,也應該會將精力與時間投入在更上層的主管,而不會在你身上;這只是相對投資報酬率較高的選項。

換句話說,你也會這麼做,因為對方可能為個人的成功提供資源。

你必須主動告訴主管自己的想法與感受,雖然這麼做並不容易。但是當你以帶有禮貌、建設性的方式向主管分享你的想法時,相信大多數的主管都會十分讚賞這樣的行為。

注意!是有禮貌、建設性的方式,你可以搜尋與學習「回饋」相關的技巧;有機會的話,我也會寫一篇關於如何做好回饋的文章。

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  • 第二,你可能會感到焦慮,不知如何與主管相處,但這是正常的

事實上,你的主管也可能為此感到焦慮。

與其跟主管說他的管理風格讓你感到緊張,不如告訴他:如果自己能獲得持續回饋,就會做得更好。當你和主管的溝通越多,這件事就會越容易做到。

  • 第三,每位主管都希望被管理

我們都希望有人可以告訴我,該如何做好自己的工作,你的主管也不例外。

他同樣有更上層的主管,也需要做好向上管理;所以如果你能協助你的主管,一起做好管理這件事,我想彼此的關係將會更有助於職場工作與任務的推進。

當我們理解了這些,接下來的挑戰就是:如何打破隔閡、聽懂主管的期待與決定?

4 個步驟,打破隔閡、聽懂主管的期待與決定

打破隔閡,不是要你直接衝去跟主管對話。

如果我們希望行動能順利,首先就得先在思維上做出調整與改變。有四個步驟,可以幫助我們更好地做到破除隔閡、聽懂對方的期待與決定:破除、留心、提問與談判。

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依循這些步驟,就能搞懂主管的期待與決定,並且在有需要的情況下爭取共識與資源,順利達成主管所交付的工作。

步驟一、破除:打破主管不能交涉與談判的權威迷思

為什麼我們可以和同事很好的溝通與共事,但是對象換成了主管或老闆,就覺得做不到了?

很大程度是因為我們在無意中將對方的位置放到很高的台階上,深怕自己的行為惹麻煩、影響了對方對自己的觀感,覺得提問是不應該的事、害怕說錯話。

其實,我們可以換個思維,在心裡將主管與老闆降級、把自己升級;雙方在這個當下是站在相同的位置上,彼此都是為了一起更好地解決這個問題。

步驟二、留心:主動留心思考工作任務背後的為什麼

不要只是悶著頭做事,要抬起頭來看看四周、思考為什麼要做這件事?

相信我們在許多地方都聽過這樣的建議,但面對主管往往又會忘了,或是覺得這不是自己該管的事情、管了也沒用。這樣的念頭反而會讓我們在一開始,就對工作任務築起了防衛心態。

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在網飛(Netflix)這家公司有一份企業文化與組織管理文件,其中有一條是這樣敘述的

「員工需要以高層管理者的角度看待事物,以便感受到自己與所有層級、所有部門都必須解決的問題之間有真正的聯繫,這樣公司才能發現每個環節上的問題與機會,並採取有效行動。如果員工不了解業務,那一定是管理者失職。」

如果我們能主動留心去搞清楚管理者心裡的目標、理解公司的方向,就有更高的動機去釐清這項工作任務與自己的關聯性。

步驟三、提問:去問為什麼?為什麼我要做這件事?

當我們透過提問得知主管的真正目的後,就會發現許多看似不合理、難理解的任務要求,都變得有討論空間了。其實,我們和主管之間並非是完全的對立關係,對方的要求也不是為了整我們,而是為了完成某些目標,只是我們還沒完全弄清楚而已。

當我們了解為什麼,接下來就可以進行最後一個步驟,談判。

步驟四、談判:向主管爭取共識與完成任務所需資源。

談判的第 1 個好處,是可以贏得更多額外的幫助

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這時候,我們已經明白任務的真正目的,我們和主管之間是同一陣線的戰友,任務搞砸了對彼此都沒有好處。因此,為了完成任務,所有問題都可以談,包括我們所需要的資源與協助。

談判的第 2 個好處,是有機會找到替代方案,完成主管的要求

舉例來說,主管交付了一個任務,希望你在一周內完成。但你手上還有一項工作正在進行,也清楚這項工作早就應該完成,所以肯定無法在一周內完成交付的新任務的,不知道該不該說。

說了,擔心被主管認為自己在找藉口,反被罵一頓;但是不說,勉強接下了交付的新任務,很有可能連同原有的工作都無法順利完成,到時候情況不會更好。但是,可以確定的一點是:沒有人希望這個任務搞砸,你會這麼想的、你的主管也是。

我的建議,是面對現況、提出可行方案,讓彼此有進一步討論的空間。

你告訴主管自己手上還有一項工作正在進行,如果加上這個新任務,恐怕會無法如期完成。是不是可以將這個新任務交付給其他人,或者等自己手上的工作完成後再接手這個新任務。還是說暫停手上一切工作,先接手進行這個新任務,如果這是目前最緊急的事。

當你說明了現況,也提出了幾項替代建議,我相信主管會審慎評估你提出的這些建議,或許他有自己的想法,但你們會有機會共同找出替代方案的。

別忘了最重要的一點:沒有人希望搞砸這個任務

不要害怕談判,對主管而言,最重要的是任務背後的那個為什麼,也就是目的;主管並不在乎你會改變什麼,或是採用哪一種方法完成它,只要這個目的可以達成,其他的都可以討論。

透過這 4 個步驟,破除主管不能交涉的迷思、在工作中多留心、有問題直接問出來,這些都是打破你和主管之間那道隔閡的關鍵步驟;然後,你就創造出了談判與交涉的空間,向主管爭取共識與資源,順利達成交付的工作。

主管控制欲強,以上方法會有用嗎?

主管控制欲很強,根本不願意放權、只會一直干預我的工作,怎麼辦?

每當我提出前面的那些做法與建議後,總是會有人提出這樣的疑惑。

的確,破除、留心、提問與談判這四個步驟,讓我們有機會打破與主管之間的隔閡,順利完成交付的工作任務。但我們還是有可能遇到不可理喻、控制欲強,要求我們照著做就可以的主管。

這時候,又該怎麼辦?我建議,還是試著走完四個步驟。

職場工作者,不一定有能力可以選擇自己的主管。但是,懂得向上管理會讓你的職涯更順利,至少遇到差勁的主管時不會原地打轉。更重要的是,你在這個過程中,都在無形對主管施加了影響力,這種影響力就叫做「信任」感。

信任,是可以累積的。當你知道了任務背後的為什麼、經過了與主管的溝通與討論,然後再去執行任務,就會贏得更多信任,也可能獲得主管給予更大的工作空間,然後形成正向的循環。

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即使你沒有改變主管的決定,你也已經實現了向上影響,只是現階段還沒有產生變化

甚至,我們可能會發現:會不會只是自己的表達方式不夠好?

改變溝通表達的方式,有更大機會發揮影響力

最後,我想和你分享一些與主管溝通的經驗,只要「換句話說」就能創造不同的影響力。

舉例來說「主管,這個任務我完成不了。」這個常見的說法。如果換成「為了更好地完成這個任務,我想多了解以下的資訊,像是」會不會更好呢?

如果我們表達的是「最近我的事情太多了」或是「這件事太難了」不如改成「為了更好地完成這件事,我需要你的這些幫助,包括~」這樣的說法能讓對話延續下去。

不要等到事情出包了,才跟主管說「抱歉!這件事我搞砸了」而是在困難發生的當下、或是你意識到有可能出問題時,就第一時間向主管回報「我們現在遇到了一些困難,為了更好地完成目標,我需要你的協助。

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從我們說話的方式,對方就能感受到彼此是否站在同一邊?是想要推卸責任、還是共體時艱?這完全會影響對方接下來會採取的態度與做法。

在工作中多留心、有問題直接問出來,都是打破你和主管之間那道隔閡的關鍵。然後,你就有了談判與交涉的空間,好向主管爭取共識與資源,順利達成交付的工作。

即使無法改變主管的決定,你也在這個過程中實現了向上影響,只是當下還沒有看見變化。

只要持續這個向上影響的過程,我相信一定會帶來改變的。


【幕僚的管理力專欄】

>> 向上管理:不再對上妥協,聰明地管理老闆的期望與決策|幕僚的管理力(一)

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