◎本文轉載自「時間管理講師」張永錫X生鮮時書

通勤學合作音頻課程《馬上可用的時間管理方法》第四節

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教過幾萬名學生的我,觀察到一個現象,就是每個人對於時間的感知能力是有點與生俱來的,換句話說,有人天生時間感很好,有人則相對比較差一些。

我們來玩一個小遊戲,規則是這樣的:拿出手機、打開時鐘app,開啟碼錶計時功能,閉上你的眼睛、按下開始鍵默數20秒,並在你覺得已經20秒時按下暫停鍵。之後睜開眼睛,看一下秒數是多少。

計時,開始~

各位同學,你的碼表顯示秒數是多少呢?

落在19~21秒之間的,表示你的時間感還不錯。

如果你的秒數和剛才的背景音樂時間一樣長的話,我想你的時間感需要借助「外在工具」來輔助才會有明顯的進步。

 

雖然一開頭我說了,時間感是一個與生俱的能力,但是也可以被訓練越來越準確的,因為現在大家隨身會攜帶的手機還兼備手錶的功能,甚至可以拿它來設定多個鬧鐘、約會提醒等,非常實用。

今天我要介紹一個讓你能專注於工作的番茄工作法。

但,蕃茄鐘工作法是什麼?

 

這個工作法被歸類在時間管理方法的一種,在1980年代由義大利人弗朗西斯科.西里洛Francesco Cirillo創立。

他自己在大學四年級的時候,發現這四年大學求學期間,他總是無法專注地讀完老師指定的考試範圍,他試過非常多種方法讓自己得到專注,但是屢試屢敗。

 

直到有一天他拿起「廚房冰箱上的番茄造型計時器」,通常媽媽烹飪用的那種倒數計時器,設計出一種專注25分鐘工作時間、5分鐘休息時間的讀書方法,他很快地體會到這個方法對他能有效的提升專注力,在考前複習完該讀完的功課。

在他畢業成為工程師後,他跟許多朋友分享這個專注的方法。其中一位朋友,把他的這套理論寫成一本書和更多人分享。

現在連叫做番茄工作法的App都有很多選擇,你也可以下載一個來試用看看。

 

有人會問我自己用的工具呢?

就用很簡便的用手機作為倒數計時器,但是原則是一樣的,使用這個方法有幾個大原則要請你特別留意:

 

第一,就是每專注工作25分鐘,休息5分鐘

什麼樣的休息才算休息呢?

不是停止打鍵盤而已,而是離開你的座位至少2公尺以上的地方!

去茶水間倒杯水,去樓梯間看看街景綠葉,甚至找一面牆做深蹲夏天偶爾離開冷氣房讓自己爆汗一下,挺暢快的,這些才算真正的休息。

而一個30分鐘的時間組,我們稱它為「一個蕃茄鐘。」

 

第二,每四個番茄鐘組成一組大的專注工作時間,也就是兩小時,這時請你做一次15-30分鐘的長休息。

不知道你還記不記得,就像國小課表的設計那樣,上午有一個20分鐘的大下課,時間通常是10點或10點10分,考究其原因也是這樣的長時間注意力轉移,反而可以讓接下來的學習更高效喔!

第三,如果你想開始番茄工作法,請明確告知你的同事,你在什麼時段會這麼做,請他們給予適當的尊重,不要打斷你的專注。

有些辦公室甚至會全體實施,明定上午10點到12點是大家的一個大蕃茄鐘工作時段,辦公室只剩鍵盤聲,大家都專注於自己應該處理的青蛙上,整個公司一起專注的氛圍,老實說真的很棒。

 

在你抓到蕃茄中的工作節奏感後,應該會察覺到,前兩堂課提到的青蛙和番茄工作法是天生的一對,因為一隻青蛙就是最多兩小時的工作時間,跟一組大蕃茄鐘2小時專注工作後,休息一個長段時間,或是切換不同工作內容是不謀而合的,是不是搭配的剛剛好呢?

 

再來,接著講一個讓您「赴約不遲到」的小技巧,有人提出一個名為Sweet法則。

 “ Stop Working on Everything Else Time” 在真正去做下一件事情之前,設定一個提醒自己切換工作地點的鬧鐘,停下現在手上的工作。

 

也就是如果是跟客戶約上午11點在公司會議室見面,那麼設定離開工作崗位的鬧鐘就應該往前倒推一下。

如果你很重視自己的外型,想給客戶留下好印象,我建議你先到廁所稍作梳理、補妝一下,再次確認一下這位客戶是否要去大門迎接,跟誰一起去迎接比較恰當並且準時進行會議。

加總以上這些動作,我推算如果你任職於一般中小型公司規模,時間大概也需要往前推算15分鐘才能從容不迫。

 

所以「請你在會議前設定一個提早15分鐘的時間」提醒自己與重要的客戶約會即將到來,讓自己能優雅地敲敲主管辦公室的門,與他一起到大門口迎接這位客戶,並為他們先開啟會議室的冷氣空調。

 

這些看似細膩的小動作,從梳理自己、提醒主管、預先開冷氣、親自迎接等,讓客戶有賓至如歸的印象,我想就是在競爭的工作環境中,你想脫穎而出的魔鬼細節。

這樣在開完會後才能得到甜美的果實啊~~It’s So Sweet!!

 

以上有關計時器、鬧鐘的設定方法,其實默默地都能提升我們人的時間感,隨著工作經驗變長,習慣養成,時間感通常會提升不少。

這是一開始我為什麼先跟大家玩那個小遊戲的原因,知道自己的問題在哪,才能對症下藥。

今天的作業是,從今天上班起,或是你習慣睡前收聽這門課學習,我希望你盡快開始使用『蕃茄工作法』和『Sweet法則』來設定重要的鬧鐘!

 

有學員曾經給我的反饋是,有每天乖乖吃番茄時,他很明顯知道自己的工作進度進展如何,也把上班時間運用的很好,有時放個四連假回來,忘記吃番茄了,就開始又回到失序的工作狀態,連桌面文件都開始雜亂起來,他說這樣的差別,讓他明顯知道他非常適合用番茄工作法來讓自己專注。

所以我希望你也盡快嘗試,並且堅持住,有機會留言告訴我們你的使用心得吧!

 

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