作為幕僚角色,每次開會時是否都覺得如坐針氈呢?

不是像鴨子聽雷一樣,對於會議上的議題完全摸不著頭緒;就是對與會者做出的提問與對答,不知道如何回應才好。有人說:伴君如伴虎。面對著會議室裡成群的老虎、獅子,還有不時狐假虎威的狡詐狐狸,幕僚總是會擔心說錯話、表錯情惹禍上身,最後只能淪落瞎說與尬聊的局面。

每次開完會都慶幸撿回了一條命,還有做不完的會議紀錄、追不完的代辦事項(AR)嗎?

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在前兩篇文章中,我想你應該理解了高效會議的溝通,就是追求簡潔精準、又不失情感交流的溝通方式。

幕僚的會議力(一):從引導到主導,如何在會議上展現高效的溝通力?

幕僚的會議力(二):會議上有效溝通的四種能力:閒聊、評論、提問與引導

文中介紹了 3 個有效對策,可以幫助我們從引導到主導,培養出高效溝通力,包括:

對策 1 :用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍

對策 2 :陷入尬聊了,不動聲色地轉移話題

對策 3 :會議上有效溝通的四種能力:閒聊、評論、提問、引導

那麼,我們該如何運用這三個對策在會議上呢?

在這篇文章中,我將用一張全息圖告訴你如何展現會議時的控場力,讓你不再只能瞎說、尬聊;從引導到主導整場會議往期望的方向展開,讓會議畫下完美的句點。

為了讓你更好理解,我會將會議區分為「開始前、進行中、結尾時」三個階段。

在會議開始前,我們應該做好哪些事前準備,讓會議的品質與效率可以更好?在會議進行中,我們又該如何展開討論互動,讓議程可以順利往下推進?最後,在會議結尾時,我們又該如何進行結論整合,讓整場會議畫下一個完美的句點?

會議前的事先準備:進行「對焦共識」是目標 

會議的第一個階段,是會議開始前的事先準備,這是決定會議成功與否的關鍵。

懂得掌控會議運作的人,甚至在會議開始前就已經確認了與會者對於會議議題的意向,哪些人會支持?哪些人會反對?有哪些可能的突發問題會被提出?應對的對策也早就了然於心。

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在這個階段,我們要控場的是「對焦共識」這個目標,也就是能明確地傳達開會的目的和理由,並且讓所有與會者都有清楚的共識,降低不確定性、提高會議參與度。

事先準備的目的,是為了有利於會議相關議題的內容準備與期待討論的方向。具體來說,我們可以採用「主題框架」來組織向與會者溝通的內容。

主題框架,是由目的、關聯效益三個部分所組成的一種表達架構,是為了讓對方能快速掌握會議的全貌、建立會議內容和與會者的連結。

舉例來說,我可以簡要說明

1. 為什麼要開這場會議的目的?

2.這場會議和與會者有什麼關聯?為何需要來參加?

3.讓與會者知到會有哪些議程,會議結束可以獲得哪些效益?

說明完這 3 件事,對方應該就可以有足夠的資訊判斷這場會議是在幹嘛?有沒有必要參加?自己又該做好哪些準備?

為了讓你可以更好地準備,我將主題框架中的目的、關聯與效益,進一步拆解為 5 個對應項目,包括:對應「目的」的「設定目標」、對應「關聯」的「設定議題、設定流程」,以及對應「效益」的「期望成果、產出與行動」這五個項目。

  1. 設定目標:為什麼要招開這次會議?會議的目標是什麼?
  2. 設定議題:這次會議有哪些議題?各自的主題與內容綱要是什麼?
  3. 設定流程:所有的議題如何安排時間與時程?主講者、必要列席者又是誰?
  4. 期望成果:這次的會議討論期望得到的結果是什麼?比方說,針對明年預算編列的大原則與重要項目,能討論出一個明確的共識。
  5. 產出行動:會議結束,預計會產出哪些結論、文件或待澄清的問題、應該採取的行動?

這 5 個項目,就是會議前你應該讓與會者知道、並獲得共識的內容。好讓相關與會者在會議開始前能做出最好的準備,就能有效降低溝通上的不確定性。

討論互動 2 大重點:確保「有效引導」與「精準提問」

會議的第二個階段,是會議進行中的討論互動。

在這個階段我們要控場的,是如何確保「有效引導」與「精準提問」這兩個重點。

一方面有效地引導與協助與會者,理解在會議中有哪些議題,同時設定合乎邏輯的討論架構,確保會議進行不會偏離、不會遺漏該討論的議題。如果在第一個階段的事前準備有做好的話,在引導上就會輕鬆許多,照著議程走就可以,只需要注意時間上的掌握並利用前面在引導能力所提到的 7 個重點,就不會有太大的問題。

  1. 記下每位與會者的名字和稱謂。
  2. 明確指出雙方意見不同的地方。
  3. 先處理心情、再處理事情。
  4. 累積 3 個想法,別急著有話就說。
  5. 訂定時程限制。
  6. 階段性的統合會議重點。
  7. 會議停滯不前,適時的中斷休息有助於轉換氣氛。
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除了有效引導之外,另一方面也要透過精準的提問來營造有利於對談的氛圍,或是來引導討論的方向。同樣可以參考前一篇文章中在提問能力所提到的 3 個重點。

  1. 養成隨手記下疑問的習慣。
  2. 幫問題區分出輕重緩急、過濾出必要的問題。
  3. 將提問限縮在二十個字或十秒內可以說完。

比方說,對於與會者在會議上所提出的看法,可以先思考「為什麼這麼說?」與「那樣又如何?」這兩個問題,再從對方所表達的內容中找答案與驗證自己的想法。我們可以針對說明不清楚,或是正確性有待商榷的部分,提出自己的問題與想法;如此一來,不僅可以讓會議往正確的方向前進,也可以讓人感受到自己的專業性。

還有一種常見的情況,是當會議進行時,有過多的與會者針對議題內容發表意見、甚至是偏離主題的質問與審問。這時候,我們也可以善用提問,來覆誦與轉化與會者提出的問題,並記錄在白板或會議紀錄上,在會議的某個階段再來討論處理,以確保會議的議程能順利進行。

會議結尾時的結論整合:做到「快速整合」是關鍵

會議的第 3 個階段,也最後一個階段,是會議結尾時的結論整合。

在這個階段我們要控場的,是如何做到「快速整合」,清楚呈現出不同意見之間的關聯性,整理出會議的重點、結論,以及後續跟進事項(follow-up)。

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快速整合,是幕僚角色相當重要的一項能力。與會議結束後產出的會議記錄不同,必須在會議結束前將重點內容迅速整合出結構化的資訊,讓與會者能夠接收與形成共識,主要包含 3 個部分:

  • 會議中達成共識的重點事項與結論,需要相關人員跟進。
  • 會議中未達成共識的議題或是提出待解決的問題,需要相關人員跟進。
  • 留待下次會議要討論的主題、議題、問題或課題,需要相關人員跟進。

我們可以運用一些邏輯框架,快速地組織出合乎邏輯、簡明扼要的結論內容,上網找找應該可以找到不少有關邏輯框架的應用,或者也可以參考我的做法。

在這裡,我想告訴你一個簡單又很好用的整合技巧:邏輯樹。

邏輯樹,是以樹狀圖為基礎的一種工具,就像許多人喜歡使用的心智圖。在麥肯錫、波士頓等顧問公司,都會使用邏輯樹來梳理資訊的脈絡與拆解問題。在這裡我不是要告訴你如何畫心智圖或製作邏輯樹,而是在會議討論上會使用到的 3 棵樹:主題樹、結論樹與問題樹。

日常工作或會議上,我們最常遇到的問題,就是如何將討論的內容整理為結構化的資訊,而不是流水帳?如何做出言之有理、言之有據,又有說服力的結論?

學會這三棵邏輯樹,就能有效解決這些問題。

  1. 主題樹,是將主題相關的資訊歸納為三個要項。
  2. 結論樹,是將結論推論的過程歸納為三個根據。
  3. 問題樹,是將問題的解決對策歸納為三個課題。

舉例來說,在一場會議上討論著市場銷售不佳的話題,最後業務幕僚分別提出了自己的結論。

  • 胖羅:我發現啊!我們最近的市占率下降了不少,通路銷售也减少,導致客戶數與業績少了不少。對了,最近產品表現也欠佳,有幾家模仿我們又採取低價策略的競爭對手出現,對我们造成了影響。這個影響應該會讓我們減少客戶數和業績。我建議…。

曉玲的看法和胖羅差不多,不過她是這樣說的。

  • 曉鈴:我們的客戶數與業績在下滑,主要原因是價格競爭,其次原因是通路疲弱、產品欠佳。其中價格競爭是因為競爭對手A、B、C出現,採取了低價策略;通路疲弱是由於先前存貨太多無法消化;產品欠佳是因為規格不具競爭力、交期又一再延遲。我建議…。

你認為哪一種說法更有說服力?為什麼?

如果你認為曉玲的說法比較有結構性、有說服力,這是因為她使用了結論樹來組織結論的說法。我們一起來看一下她是怎麼做的?

首先,曉鈴說明了問題是什麼?

「客戶數與業績在下滑。」

然後,是說明結論

「我們的客戶數與業績在下滑,主要原因是價格競爭,其次原因是通路疲弱、產品欠佳。」

接著,是 3 個原因的切入點,說明 3 個原因的根據

「其中價格競爭是因為競爭對手A、B、C的出現,採取低價策略。」

「通路疲弱是由於先前存貨太多無法消化。」

「產品欠佳是因為規格不具競爭力、交期又一再延遲。」

最後,曉鈴提出她的看法

「我建議……」

當曉玲使用結論樹來組織她的推論過程,只要照著結論樹的結構說明,就能讓聽眾覺得言之有據、說之有理,進而感受到較好的說服力。

圖片來源:Pexel by Mikael Blomkvist

這時候,主管在聽完曉鈴的結論後,提出了以下的評論。

「你所說的結論相當有邏輯性、結構也很完整。」

「不過,如果從行銷4P模型來看的話,產品、價格、通路你都提到了,但是促銷廣宣(promotion)呢?在這方面對於整體業績與市場競爭的影響是什麼呢?」

哎呀!原來主管也是運用邏輯樹的高手呢!

只要善用這三棵邏輯樹,就能幫你快速整合結論,也能回應別人的提問、或是運用在檢視其他人的論述而做出評論。

總結:會議是為了取得共識、將議程往前推進

我們在這幾篇文章中提到的幕僚會議力,都是為了引導或主導議程往我們期望的方向發展,最終能取得共識、將議程往前推進。而不是為了展現自己多會說、很會辯;所以,千萬別搞錯了重點。

最後,簡要總結一下,高效的會議溝通可以分為會議前、進行中、結束時三個階段。會議開始前的準備,是為了提醒取得共識的認知;會議進行中的引導,是為了協助理清討論的脈絡;而會議結束時的整合,則是為了組織整合眾人的意見。

圖片來源:Pexel by fauxels

熟練這些技巧,相信在會議中你也能成為控場王,而不是只能瞎說、尬聊或傻笑的路人甲了。

下一篇,我們就進入到幕僚的管理力系列文章。我將會告訴你如何做好向上管理?如何發揮影響力?面對老闆與主管的質疑與批評,又該如何應對不委屈?如何提出需求、爭取資源不踩雷?

我們下期見囉!


幕僚的會議力專欄

幕僚的會議力(一):從引導到主導,如何在會議上展現高效的溝通力?

幕僚的會議力(二):會議上有效溝通的四種能力:閒聊、評論、提問與引導

The Author

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

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