五月頒布三級警戒之後，陸續開始有人在家辦公。不能出門拜訪客戶，沒辦法面對面開會，一切只能借用數位科技。
視訊通話、視訊會議等線上活動量，增加了不少，就連培訓課程也都轉為線上教學。
有些人可以無痛接軌，有些人卻備感艱辛，差別在於，是否熟悉數位平台的使用機制，以及使用數位平台必須的能力。
前者相對簡單，只要跟著實際操作過幾次，不管是參加線上會議還是線上課程，都能駕輕就熟。
然而，後者卻是未必。或者說，達到只是堪用的程度不難，要精通確是不容易。
舉個例子，把實體會議搬到線上來舉辦，真的只是讓大家時間到了，全部都坐在電腦前，連線上網，打開鏡頭跟麥克風就可以了嗎？
那可能會像年初時在台灣迅速崛起又快速沒落的Clubhouse一樣，某些「房間」出現參與者不受控，主持人控不了場，亂成一團，各聊各的狀況。
場控，或是主持，就算在實體現場都不容易，更別說搬到數位世界上來操作。這也是為什麼好的主持人價碼不便宜？
再好比說，線上課程，雖然軟體系統有麥克風功能可以提供參加者發言，然而，如果參與人數多，發言舉手必須有順序，不可能每一個人都發言不說，更重要的是，發問與練習，都必須使用文字寫成文章或短篇敘述，張貼在聊天區。
學習用文字為我們精準表達
或許你會說，寫文章有什麼難？
對某些人來說並不難，對過去只有某些人承擔起文書作業的承平時期來說，文字書寫能力不會是個人人都必須具備的技能。然而，當防疫升級，人跟人不能輕易見面時，文字使用量大增，每個人都得使用文字表達想法，處理商務事宜時，毋寧就是一個考驗。
舉個例子，以往的餐廳，可能將社群平台上的文案外包給小編，偶爾發一篇就可以了。訂位之類的，將表格系統設計好，讓消費者自己填寫，再確認就可以了，工作中並不需要透過文字處理大量的訊息。
三級警戒之後，餐廳只能做外帶外賣或冷凍調理包生意，實際上也很多餐廳開始透過社群平台發送相關訊息。
然而，仔細查看一下發文底下留言，會發現，店家自以為表達清楚的敘述，在讀者眼中卻滿是問題，也的確丟出了不少問題，請店家回答。
或許你會說，那就回答阿？
對於平日不需要或不擅長使用文字回答問題的人來說，還真不是那麼容易的事情。
日常面對面的口語表達，有聲音腔調、身體語言，臉部表情作為輔助，善意情緒與不滿情緒，透過聲音就能表達。舉個例子，同樣一句「歡迎光臨」，聲調與肢體語言不一樣的時候，聽者的感受就不同。
因此，若改以文字表達，不能只是單純地寫下「歡迎光臨」，就覺得對方一定讀得懂我們的意思，還必須再加上一些輔助性修辭協助傳達情緒。
要能透過文字訊息精準傳達情緒，其實需要大量練習，掌握特定字彙與書寫規則。沒有練習的情況下，常常自以為是善意的留言，卻被對方解讀成態度差也所在多有。
為什麼有些人上網發言會變無禮？
一部分人是真的沒禮貌，另外一部分人是無意識，不覺得自己寫下的文字訊息讓人讀起來無禮。
總而言之，當大量的訊息溝通轉而只能靠文字表達時，能否精準使用文字表達自己的想法與情緒，沒有想像中那麼簡單。
所以網路上的溝通，常常出現各說各話，越解釋越糟糕的情況。
我想說的是，文字表達能力不再是少數特定職業的人（如作家、文案寫手、媒體公關、行銷企劃或社群小編）才需要練習的技能，而是每一個人都需要具備的能力，否則，未來在數位平台上開展商務活動時，會不小心折損很多生意而不自知。
線上以文字互動時，不能直接將口語的文字化，還必須幫所欲說明的文字加上必要的輔助性文字，好比說略為交代事情的來龍去脈，多一些客套的禮貌性修辭等等。
網路世代，雖然人人都會打字，還有很多科技工具輔助我們將訊息轉為文字，卻不見得能夠精準傳達訊息。
錯別字暫且不論，詞不達意，文句順序顛三倒四，敘述文脈的邏輯混淆不清晰，答非所問，還有前述所提及的禮貌與情緒傳達不夠精準，都是常見的狀況，都會造成溝通誤會。
站在他人角度思考的書寫溝通法
強化寫作能力的基礎，是寫日記。說到寫日記，不要想得太文藝。
商務人士的日記，就是美日的工作日誌。練習將每天工作發生的事情，以包含6W2H（Who、Where、When、What、Why、Wow、How、How much）的內容，擇要紀錄下來。
記錄每天工作上發生的事情，慢慢就會歸納出工作上常碰到的狀況，以及所需使用的修辭、概念與表達規則，以文字建構出自己的工作世界模型。
整理與不整理的差別，真的很大，唯有好好整理下來，工作上所發生的事情才能變成有效的資料庫，將來再碰到相同或類似的狀況時，才可以快速引用自己過去整理的訊息回答。
商務上的書寫，核心精髓就是將腦中所思所想，挑選正確的文字，流暢且合理的表達出來，讓對方能正確接收，不至於出現誤解。
透過工作日誌的撰寫，鍛鍊《複雜變簡單 重點摘要力》，讓想法能夠精準的轉化為文字，就能將所思所想精準的以文字傳遞給對方。
某種程度上來說，會議記錄要想寫得快又好，回覆客戶信件要能讓對方覺得你懂他在說什麼，就得具備精準摘要重點的能力。
《刪到只剩二十字》的作者提醒，要能精準表達自己的想法，必須將每一次傳遞的訊息數量精簡至一個。
寧可一句話傳遞一個訊息，絕不可以將複數訊息放在同一句話中，否則絕對會造成誤解。
此外，別逕自以自己的想法觀念與文字修辭進行表述，必須從聽者的角度思考（聽者是誰？這個訊息對聽者的好處是？為什麼是由我來向聽者說明？希望聽者聽完訊息後能夠採取什麼行動？），訊息該如何表達？
數位時代的商務人士必須能《用寫的說服各種人》，不管是寫Email，還是發Line或Message，乃至是在臉書上發短篇雜文，都要嘗試說服人接受我訊息中的觀點，不能只是自己發爽的，卻無法引發迴響。
《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》中，介紹了撰寫有效益文章的六大思考點（找到自己想說的事情、認清寫作的真實目的、撰寫議題內容的蒐集聚焦與決定、找到自己的立場，建立說服他人的論證、確定文章的核心思想），且在實務上提供了說服主管、請託文、會議紀錄、求職信、道歉文以及電子郵件的寫法，非常值得參考。
下筆紀錄壓力釋放的每一刻
至於工作上累積的壓力，該如何抒發？
不妨參考《自由書寫術》的做法，每天給自己一段時間，不要思考、不要判斷對錯，不要管修辭是否優美，單純而快速地寫下腦中的所有思緒，將壓力轉化為文字。
相信書寫必定能幫助你緩解積壓在心裡的負面情緒與壓力。
如果數位生活將成為後疫情世界的常態，那麼，我們未來每個人都得懂得撰寫企劃提案，製作簡報，經營網路社群，使用精準的文字向人傳達想法思緒，鍛鍊、優化商務寫作能力已經是迫在眉梢的事情。
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