五月頒布三級警戒之後,陸續開始有人在家辦公。不能出門拜訪客戶,沒辦法面對面開會,一切只能借用數位科技。

視訊通話、視訊會議等線上活動量,增加了不少,就連培訓課程也都轉為線上教學。

有些人可以無痛接軌,有些人卻備感艱辛,差別在於,是否熟悉數位平台的使用機制,以及使用數位平台必須的能力。

前者相對簡單,只要跟著實際操作過幾次,不管是參加線上會議還是線上課程,都能駕輕就熟。

然而,後者卻是未必。或者說,達到只是堪用的程度不難,要精通確是不容易。

舉個例子,把實體會議搬到線上來舉辦,真的只是讓大家時間到了,全部都坐在電腦前,連線上網,打開鏡頭跟麥克風就可以了嗎?

文字力

那可能會像年初時在台灣迅速崛起又快速沒落的Clubhouse一樣,某些「房間」出現參與者不受控,主持人控不了場,亂成一團,各聊各的狀況。

場控,或是主持,就算在實體現場都不容易,更別說搬到數位世界上來操作。這也是為什麼好的主持人價碼不便宜?

再好比說,線上課程,雖然軟體系統有麥克風功能可以提供參加者發言,然而,如果參與人數多,發言舉手必須有順序,不可能每一個人都發言不說,更重要的是,發問與練習,都必須使用文字寫成文章或短篇敘述,張貼在聊天區。

 

學習用文字為我們精準表達

或許你會說,寫文章有什麼難?

對某些人來說並不難,對過去只有某些人承擔起文書作業的承平時期來說,文字書寫能力不會是個人人都必須具備的技能。然而,當防疫升級,人跟人不能輕易見面時,文字使用量大增,每個人都得使用文字表達想法,處理商務事宜時,毋寧就是一個考驗。

舉個例子,以往的餐廳,可能將社群平台上的文案外包給小編,偶爾發一篇就可以了。訂位之類的,將表格系統設計好,讓消費者自己填寫,再確認就可以了,工作中並不需要透過文字處理大量的訊息。

三級警戒之後,餐廳只能做外帶外賣或冷凍調理包生意,實際上也很多餐廳開始透過社群平台發送相關訊息。

然而,仔細查看一下發文底下留言,會發現,店家自以為表達清楚的敘述,在讀者眼中卻滿是問題,也的確丟出了不少問題,請店家回答。

或許你會說,那就回答阿?

對於平日不需要或不擅長使用文字回答問題的人來說,還真不是那麼容易的事情。

日常面對面的口語表達,有聲音腔調、身體語言,臉部表情作為輔助,善意情緒與不滿情緒,透過聲音就能表達。舉個例子,同樣一句「歡迎光臨」,聲調與肢體語言不一樣的時候,聽者的感受就不同。

因此,若改以文字表達,不能只是單純地寫下「歡迎光臨」,就覺得對方一定讀得懂我們的意思,還必須再加上一些輔助性修辭協助傳達情緒。

要能透過文字訊息精準傳達情緒,其實需要大量練習,掌握特定字彙與書寫規則。沒有練習的情況下,常常自以為是善意的留言,卻被對方解讀成態度差也所在多有。

為什麼有些人上網發言會變無禮?

一部分人是真的沒禮貌,另外一部分人是無意識,不覺得自己寫下的文字訊息讓人讀起來無禮。

總而言之,當大量的訊息溝通轉而只能靠文字表達時,能否精準使用文字表達自己的想法與情緒,沒有想像中那麼簡單。

所以網路上的溝通,常常出現各說各話,越解釋越糟糕的情況。

我想說的是,文字表達能力不再是少數特定職業的人(如作家、文案寫手、媒體公關、行銷企劃或社群小編)才需要練習的技能,而是每一個人都需要具備的能力,否則,未來在數位平台上開展商務活動時,會不小心折損很多生意而不自知。

線上以文字互動時,不能直接將口語的文字化,還必須幫所欲說明的文字加上必要的輔助性文字,好比說略為交代事情的來龍去脈,多一些客套的禮貌性修辭等等。

網路世代,雖然人人都會打字,還有很多科技工具輔助我們將訊息轉為文字,卻不見得能夠精準傳達訊息。

錯別字暫且不論,詞不達意,文句順序顛三倒四,敘述文脈的邏輯混淆不清晰,答非所問,還有前述所提及的禮貌與情緒傳達不夠精準,都是常見的狀況,都會造成溝通誤會。

 

站在他人角度思考的書寫溝通法

強化寫作能力的基礎,是寫日記。說到寫日記,不要想得太文藝。

商務人士的日記,就是美日的工作日誌。練習將每天工作發生的事情,以包含6W2H(Who、Where、When、What、Why、Wow、How、How much)的內容,擇要紀錄下來。

記錄每天工作上發生的事情,慢慢就會歸納出工作上常碰到的狀況,以及所需使用的修辭、概念與表達規則,以文字建構出自己的工作世界模型。

整理與不整理的差別,真的很大,唯有好好整理下來,工作上所發生的事情才能變成有效的資料庫,將來再碰到相同或類似的狀況時,才可以快速引用自己過去整理的訊息回答。

商務上的書寫,核心精髓就是將腦中所思所想,挑選正確的文字,流暢且合理的表達出來,讓對方能正確接收,不至於出現誤解。

透過工作日誌的撰寫,鍛鍊《複雜變簡單 重點摘要力》,讓想法能夠精準的轉化為文字,就能將所思所想精準的以文字傳遞給對方。

某種程度上來說,會議記錄要想寫得快又好,回覆客戶信件要能讓對方覺得你懂他在說什麼,就得具備精準摘要重點的能力。

刪到只剩二十字》的作者提醒,要能精準表達自己的想法,必須將每一次傳遞的訊息數量精簡至一個。

寧可一句話傳遞一個訊息,絕不可以將複數訊息放在同一句話中,否則絕對會造成誤解。

此外,別逕自以自己的想法觀念與文字修辭進行表述,必須從聽者的角度思考(聽者是誰?這個訊息對聽者的好處是?為什麼是由我來向聽者說明?希望聽者聽完訊息後能夠採取什麼行動?),訊息該如何表達?

數位時代的商務人士必須能《用寫的說服各種人》,不管是寫Email,還是發Line或Message,乃至是在臉書上發短篇雜文,都要嘗試說服人接受我訊息中的觀點,不能只是自己發爽的,卻無法引發迴響。

從沒想法到有想法的精準表達寫作術》中,介紹了撰寫有效益文章的六大思考點(找到自己想說的事情、認清寫作的真實目的、撰寫議題內容的蒐集聚焦與決定、找到自己的立場,建立說服他人的論證、確定文章的核心思想),且在實務上提供了說服主管、請託文、會議紀錄、求職信、道歉文以及電子郵件的寫法,非常值得參考。

 

下筆紀錄壓力釋放的每一刻

至於工作上累積的壓力,該如何抒發?

不妨參考《自由書寫術》的做法,每天給自己一段時間,不要思考、不要判斷對錯,不要管修辭是否優美,單純而快速地寫下腦中的所有思緒,將壓力轉化為文字。

相信書寫必定能幫助你緩解積壓在心裡的負面情緒與壓力。

如果數位生活將成為後疫情世界的常態,那麼,我們未來每個人都得懂得撰寫企劃提案,製作簡報,經營網路社群,使用精準的文字向人傳達想法思緒,鍛鍊、優化商務寫作能力已經是迫在眉梢的事情。

 

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書 名|為自己而寫:改變人生的簡單寫作技巧

作 者|田中泰研

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The Author

文字工作者&讀寫專業講師 Zen大的快速寫作/專書寫作&出版提案課程 bookhuman@hotmail.com

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