簡報教練劉奕酉在書中破題點出:微軟的研究顯示,人的專注力比金魚還不如。

缺乏專注力的世代,每個人能夠吸收的資訊有限。強調效率溝通的狀況下,我們該如何把話說得簡潔,讓對方在短時間內聽懂我們想要傳達的。

《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》提出化繁為簡的大絕招就是:模組化簡報。

學習模組化簡報的技巧,不只教你運用效率整理簡報內容,更能有效將模組化的思維運用在不同情境中,解決你人生中多數的麻煩。

 

「模組化簡報」的魔力

前陣子朋友遇到一個案子,負責發想腳本,但和業主溝通的窗口是A,作為中間橋樑的A總是帶回模糊不清的溝通結果。

朋友和A溝通後才發現,原來A在業主也沒釐清自己需求的狀況下,沒有先想好應對方式去解決業主的困擾,反而是遷就著業主錯誤的定位方向,將溝通結果帶回來,演變成無法合乎邏輯的發想腳本。

相信許多人都一定遇過上述狀況,對於和業主、客戶、上司提案毫無頭緒,導致無效溝通,事情難以進行。

「如果做簡報也能像玩樂高一樣,該有多好!」

「模組化簡報」的發想,全來自同事的一句話,點醒了當時還是統計工程師的劉奕酉。

對工程師來說,寫程式肯定比做簡報有趣。那為何不把簡報也設定出一個可以套用的模組格式,便可以加快發想簡報內容與製作簡報的速度。

透過作者在職務上體會到跨領域與跨層級的簡報溝通上有何困難之外,也因為職務角色轉換的緣故,讓他累積了大量的簡報經驗。

在為了滿足時間彈性與簡報對象多元性的要求之下,便發展出了「模組化簡報思維」的三大核心價值:

1、系統思維:簡報不是獨立工作,是解決問題的過程。

預想如何讓簡報發揮它的功效,需要具備哪些條件?當滿足這些條件同時,也就走在解決問題的路上了。

2、敏捷思維:拆解簡報的核心即是,做有價值的事、增加應變彈性。

根據設定的目的、溝通對象、需要解決問題的場景,將有限的資源投注在有最大價值與效益的環節上,也可以透過協作的方式在短時間達到目的。

3、商業思維:簡報不只是解決問題,更要創造個人專業價值。

提案報告的價值不只是應付主管與客戶,而是一次展現你個人專業價值的機會。

或許製作簡報的方式大同小異,但運用「模組化簡報思維」,就像擁有簡報說明書一樣,帶我們一步一步的去拼湊,組裝我們的思考邏輯。

除了能有效率的完成任務之外,我們也會獲得一份專業又不失水準的簡報。

 

破除簡報迷思

製作簡報的出發點,簡單來說,不外乎就是作者提及的「降低理解的門檻」、「提高認同的力道」、「創造行動的誘因」。

但精彩的簡報總是需要十幾二十頁以上才能表現豐富度與誠意?

版面設計需要套用華麗炫目的各式版型才能吸引目光?

人不會對自己不敢興趣的事物花時間逗留,提案、溝通或簡報也是同理可證。

當我們開始掌握不到重點時,就會開始分心。一旦聽眾分心,傳遞訊息的品質也會跟著大幅下降。

相信沒有人希望耗費時間努力做出來的簡報,在短短的五分鐘內被忽略。

那我們該如何在這麼短的時間內,集中聽眾的注意力呢?

劉奕酉提出:職場勝利組,要懂得用一頁簡報解決問題。

做好一頁式簡報的關鍵就在:開場+關鍵訊息。

我們需要在開場時,就去掌握全貌、建立關聯,可以從以下三點思考出發:

・目的:希望透過報告達成什麼?

・關聯:報告內容與對方的關聯,影響或是重要性?

・效益:對方可以從報告中聽到什麼、或是獲得什麼?

以上三個思考點和賽門・西奈克的「思考黃金圈」是相同邏輯。

「思考黃金圈」主要由Why>How>What為思考方向,當我們釐清彼此溝通的目的、溝通對象與此次事件的關聯、溝通後彼此可以獲得什麼,轉換在簡報上是一樣的思維。

「簡報的本質,是以對方容易接受的方式,說你該說的,不只達到目的更要省時省力。」

簡報只是將溝通素材視覺化與資訊化,實際上還是回歸與人溝通的方法。

 

攻破簡報瓶頸的七個思維

「簡報的目的只有一個,就是解決問題。」

雖然說簡報是為了解決問題,但有時候難免在製作上來到撞牆期,資料堆疊的越來越多、話說得越來越冗長。

想要突破盲點,讓技能提升的話,這時候就可以參考以下七個關鍵思維:

1、運用斷捨離的思維

思考簡報的過程就像在進行一場「斷捨離」,只能留下最重要、必要的東西。

2、兩個方案不嫌多,三個方案恰恰好

雖然方案簡單,但若是想要提高效率地進行溝通,可以試著提出三種方案。從「保守」、「穩健」、「積極」三種情境下的提案,可以省卻無止盡的方案被產出,讓問題聚焦在這三個情境方案上。

3、換位思考

如同在和人溝通一樣,要站在對方的角度去思考他的需求。簡報亦是如此,理解對方的思考邏輯,對方傾向用什麼方式理解提案,都是製作簡報前很重要的思考環節。

4、邏輯上的自問自答

簡報的每個細節,包含設計元素,是否每個要件都能達到簡報的目的,都可以再次反問自己,有沒有放到簡報上的必要。

5、簡報的本質思考

雖然在工作場景中,簡報是為了來解決問題與採取行動的。但說回根本,簡報只是輔助,實際上是用來幫我們在溝通上有更精準的理解與認同。

6、設計的基本功:五項原則、四種表現

簡報不需要誇張、繁複的視覺設計,只需要把握住「留白」、「對齊」、「對比」、「親密」(運用群組化區塊明顯分隔)、「重複」這五大原則,以及重複前四項表現形式即可。

7、沒有最好,只有更好

你永遠能想出更好的解決方案,更簡潔有力的提案。期許自己的下一次,都能比這次簡報更進步。

擁有簡報力不單只能使用在工作場景中,同樣的思考邏輯能夠幫助你在日常生活中,更有方法的和別人溝通、談判,

甚至能運用簡報力來創造個人品牌,舉凡思考市場定位、搜集行銷素材、運作管理、培訓教材,都可以使用「模組化思維」來解決。

若怕自學仍然不夠清楚如何運用這套簡報模組的話,就來一起上課吧!

準備好跟著簡報教練劉奕酉學習更直接、更實用的「模組化簡報思維」來解決你99%的工作難題了嗎!

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  • 我用模組化簡報解決99.9%的工作難題:簡報職人教你讓全球頂尖企業都買單的企業簡報術
  • 作者:劉奕酉
  • 出版社:新樂園

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