如何在忙碌中減少錯誤？掌握優化工作的幾項祕訣，再忙也不會出錯

你在執行工作上有遇過任何的問題嗎？明明演練了很多次，但有時一忙起來就容易出錯，為此感到困擾了嗎？
慕課學習長阿康，挑選了這本《再忙也不會出錯的完美工作執行力》，分享他在書中讀到的精華內容，讓大家都能擁有高效率的工作執行方法。
為什麼想讀這本書？這本書有個重要的關鍵字是最吸引我的地方叫：「周到化」。

它指的是一件工作做的好壞與成功，有八成取決於事前的準備夠不夠周到。

也就是說這是一本在談如何在工作中提前做好各種準備的工作術書籍，作者有一套自己的哲學叫說「工作沙拉」，這個名詞是借用了日文的沙拉：サラダ（sarada），並取自下面這三個日文字的首音，分別是：

• サクサク，有效率
• ラクラク， 輕鬆
• ダダンドリ （事前準備的）周到性

從這三個核心概念出發，讀者們就可以想像這本書基本上會談那些東西，有興趣的朋友可以繼續閱讀我的整理筆記。
上面談到這本書的關鍵字「周到化」，其中作者在前言 p.10 的地方就點出它的宗旨 :「如何在有限的時間內獲得令人滿意的工作成果。」
從這定義中我認為可拆解出下面兩個重點：

• 有限的時間
• 令人滿意的工作成果

看的出來時限是關鍵之一，也許你工作很完美但卻老是遲交了也是沒用的，或者加速趕工做出來的東西無法讓客戶滿意的話，這樣的工作成果也是無效的。
那麼具體上該怎麼做呢？作者的觀點如下：

• 工作前決定優先順序
• 持續找到輕鬆獲得工作成效的機制
• 發生問題前未雨綢繆

這三大點可以說是貫穿了整本書的核心內容，剩下的各章節就是作者使用各種情境和案例故事，來幫助大家快速了解和學習，下面我也整理幾個我認為很值得讀者參考的方法。

將事務優先順序列條並可視化

這點在各種「時間管理」類型的書籍中都可看到，作者給的方法其實並沒有太過複雜，反而還提醒你要追求的是「簡明扼要」就好，如下圖。

基本上它仍是用「檢查清單」的方式來確認每天的工作進展，用來預防自己發生疏失。
我個人目前的方式是融合了我過去的習慣，加作者書中所的簡單方法，整合了下面幾個：

• 條列式
• 重要緊急四現象
• 番茄鐘單位格子(時間預估)

示範圖如下：

這張圖只是示範，一般我都是隨意拿了張便利貼來寫，同時「輕重緩急」這四個字也不用特別寫出來 （你只要記得那個象現該寫什麼就好）。
特別要備註的是，在每一項任務的最後有一個或數個「方格」，其實它就是我指的「 番茄鐘單位格子 」，是我用來預估自己完成該項工作所需的時間，我也會用實體的番茄鐘來定時和提醒。
另外，每個人的番茄鐘單位都不同，指的是你自己的平均可專注的時間，我自己大概是30-40分鐘左右，也許有些人是20分鐘，這樣做的好處是可訓練和檢驗自己對自己的工作能力和時間掌握力的評判。

告知與理解是不同的兩件事

這是作者認為高效工作人士常有的習慣之一，他們明白一件事：平時在與任何人在做工作協調和溝通時，若你沒有掌握一些有效傳達的技巧時，千萬要留意對方不一定會完全理解你的想法。
作者提醒我們：「有時告知和理解完全是兩碼子的事。」

就我過去當主管在帶助理的時候，也常發現這種情況，特別是交辦新工作給同事的時候，會發現他們不一定都完全理解我說的東西，因此我會習慣請對方幫我再次確認，或是複述給我聽，來了解他是否真的理解我的指示。
作者在書中也教了我們有效提升傳達率的三大重點，分別如下：

• 確認
• 改變告知方式
• 定量化告知內容

第一點也許很多人都有這個好的工作習慣，在告知對方之後就請他立即確認訊息是否理解，不理解的地方在發現的當下就可以立即改正過來
第二點則是在傳達的過程中，要善用多感官的方式來加深對方的記憶，也可以加工讓訊息更加容易理解，例如：除了口頭說明之外，像我也喜歡一邊講、一邊畫白板或畫在紙上來跟客戶解釋溝通，或是電話的話，在掛電話之後，會把剛才講到的重點整理成文字並email給對方。
最後一點是大家特別要留意的地方，作者在書中提到：「一個只定性化而不定量化的訊息，在每個人的心中可能會產生不同的解讀方式。」
例如：最常見的就是「對時間長短的解讀」，當你跟客戶說「我會儘快回覆你」時，也許你想的是明天之後再回客戶，但對方說不定以為你可能在下班前會回覆他，結果就造成了誤解，工作進展自然不會很順利。
從這三點中你可以發現：

傳達不能只是告知，而是要確認對方是否真的理解。

唯有做到這樣工作才能夠圓滑又周到。

正視你的失敗，並從中學習

在我的課程「 學習長阿康：突破學習困境與職涯瓶頸的行動指南 」中，我常跟「一對一教練方案」的學員們提到，要習慣去做「每週工作復盤」，簡單地說就是要回顧每週的工作好壞，思考成功的地方是做對了什麼？又或者失敗的情況是因為什麼？並且推導出新的方法來減少下次再犯錯的機率。
這點其實在書中作者也提到，他認為要想要好好實踐他的「工作沙拉」的秘訣，就是「與其從成功中學習，不如從失敗中學習。」，而具體的辦法就是替自己建立一個失敗筆記。

而失敗筆記要寫的東西，共有四個重點項目，分別是：

1. 事件的來龍去脈，避免主觀意見，只陳述事實。
2. 發生原因，推測可能的原因，當下不確定也沒關係，後續真的找到再補上。
3. 可能造成的風險，也許這次沒有造成嚴重後果只是運氣好，要設想最糟的情況會是什麼。
4. 防止再犯的策略，例如：不小心把前一個客戶的信發給了其他客戶，記取教訓後下次開始就會提醒自己：「不能為了省事而太依賴複製貼上」。

這四大重點項目我想從上面的說明你很快就能理解，但最重要的還是要「定期瀏覽」，你要把失敗當作是一種資產，定期地檢視它們，並且還要能活用它們，來避免再次犯下同樣的錯誤。

學習是種反覆的過程
其實這本書很薄才200頁左右，如果跳著讀大概一個晚上你就可以翻完，一開始我覺得似乎是一本寫給剛入社會工作的新鮮人所翻閱的工作經驗談，不過我這幾年發現一件事，當你像我是個一樣已入社會工作十多年的人，再打開這樣的書來閱讀時，仍會有不同的收獲。
例如，你不一定會去使用到書中所教的方法，但反而思考到這些方式可以應用在指導下屬。
另外，也可能 這本書給了你一些新的啟發 ，讓你發現自己的方法還有更進一步的改善。而且就算書中許多概念你認為自己早已在實踐，但重讀這樣的一本書就像在「複習」一樣，一邊在讀的過程才會發現，自己有很多好的工作習慣似乎不常用也會忘了。
最後，學習永遠不是一種線性過程，像我最近看到有朋友在討論，很多時候你從入門學到進階之後，你還是要重新回到入門再次練習，這樣「螺旋往復」的過程，才是更好的學習方法。

本書金句：

• 通盤意識，它是一種注重整體狀況的觀念。
• 工作要有效率，篩選與抉擇是重要關鍵。
• 真正必須努力的環節應該是如何讓自已不用努力。
• 不做也是選擇之一。
• 以回推的方式安排工作計畫，不僅能變得游刃有餘，而且工作方式也能得到改進的機會。

原文出處：學習長 阿康