職場前5%的人都要會！數位轉型下溝通必備工具

近日有許多企業開始執行遠距工作，不只是科技、新創公司，連傳統公司也開始嘗試執行，但轉換期時，心態及實務都需要跟著進步。
在《職場前5%人憑什麼贏》中提到「菁英都在不斷精進自己的技能」，當你的專業技能遠遠超過同事、相關知識面更廣，便能更快的接受新技術、新工具、新方法和新思路，今年就是數位轉型、展現自我技能的好時機。

《職場前5%人憑什麼贏》作者是沐丞，是中國大陸的職場作家，從事設計開發、團隊管理與人才招募，兩年內就從菜鳥升上高階主管。
在書中他提出許多職場溝通、心態調整、解決問題能力等想法，現在正是企業、員工被迫面臨要數位轉型，解決線上溝通問題的機會，但許多從未嘗試過的人，卻感到不舒服。
若你從未理解何謂在家工作（Work form Homework），或者如何在家工作，本篇整理出了必備的溝通工具，並區分成線上會議工具、雲端文件及通訊溝通工具，期盼能幫助到剛開始在家工作的人士或企業，作出理想的選擇、並磨練出「數位基因」，讓你未來在日常工作效率倍增，也許也能一躍成為「職場前5%人」。

1. 線上會議工具
（1）Zoom
這是大家最耳熟能詳的線上會議工具，我大概是 2018 年開始使用 ZOOM 與夥伴開會，起初約一周一次，近日為一周三次。ZOOM 最方便的是擁有連結的人，都可以加入會議，無須額外申請帳號，且可銜接桌機及手機，兩種都能順暢「共享畫面」。
其通訊音質好，若碰上網路狀態不佳時，還會在網路重新連線時，將主講者未傳送出去的話，加快語速播送，並順利銜接上主講者正在說的內容，甚至能提前設置會議時間及密碼，確保活動不會出錯。因而對正式會議、面試集活動來說是較好的選擇。
容納人數部分，目前免費版最高可支援 10 人，且一次僅能進行 40 分鐘，便會自動斷線。進階版最高支援兩百人、大型商務方案一次最高三千人，上述兩者皆無時間限制。
我目前遇過的會議最多人數為 150 人，且可使用分組討論（Break out）模式，主持人及聯席主持人可隨意加入各會議室了解討論情況，協助討論進行，更能主動控制時間，在討論結束前一分鐘，提醒成員。

（2）Google Hangouts
這是 GOOGLE 旗下的線上視訊會議服務，只需要 Gmail 帳號就能夠將對方加入好友，進行線上會議。免費版人數限制為 250 人，在視窗當中可以同時開啟 GOOGLE 雲端文件，不需切換畫面，對於常使用雲端的人很方便。
然而，我自己的使用經驗是，常常找不到對方好友，還需要透過 LINE 或其他通訊軟體聯絡，有一回會議為了找不到帳號這件事情，耽擱了20分鐘。
（3）Skype
雖然說許多人可能已經減少使用Skype，但其實 Skype 是線上電話始祖呀！
早期還有許多人會用 Skype 撥打市內電話，省下電話費，而今在免費電話普及的狀況下，許多人常常第一個疑問就是「還有人在用 Skype？」
有的！
在疫情期間，微軟還宣布使用 Skype 視訊通話系統的人數一個月內暴增 7 成！Skype 本身需要額外申請帳號或者使用手機註冊，最開始沒有帳號時可能會需要花一些時間註冊，後續使用滿順暢的沒有太大的問題。有了帳號之後，對方才能互撥電話，也有點像 FB 等通訊軟體的群組會議，免費人數上限為 50 人。
不過，近日因為資安問題，ZOOM 也引發不少爭議，台灣教育部也下令各級學校禁止使用。有許多教授痛批好不容易做完的教育訓練全部都要從頭開始。
但在《職場前5%人憑什麼贏》中，也強調一個觀點「與其怪罪環境，不如從自身做改變」，認為不可控的事情人人無法掌握，卻可以改變自己面對事情的態度，雖然書中提的較針對個人環境與日常的改變，但是移到職業來看，公務員以及教師長期以來都是較難轉變的族群。

舉例來說，大約一年前我回到大學課堂找老師 ，順便旁聽現在大學生都在上什麼，但沒有想到，那個教材竟然是我十年前也聽過的教材，世界早就不一樣了，但教學內容卻沒有跟上，也許學校教育想教的不是知識，而是規局、儀式、培養邏輯，但這樣的內容，在實際工作後根本用不到，因此只得靠自己。
在書中提到，在職場最重要的兩項輸出技能就是演說與寫作，對教師而言，則是學習如何將實體教學轉變為線上教學，有一樣的效果，畢竟少了面對面互動，如果沒開啟視訊，更不能判斷學生有沒有專注在聽，教學方式得大大改變，比如課前擬定教學方針、進度，課中互動、課後作業設計，都需要改變。
 
2. 通訊、溝通工具

• LINE

很多新創企業看到用 LINE 居家溝通可能會覺得很不 OK，LINE 的文件儲存有時間限制，過期之後無法存取也無法轉傳，文字則是刪除群組之後，就會消失沒有留存，作為正式的溝通工具可能真的沒有比其他工具便利。
然而，對傳統企業而言，平日溝通的工具辨識 LINE，LINE 可傳送圖片、設置公告、容易將不認識的人拉成同個群組做即時溝通，也有已讀功能，更能隨自己喜好更改對方名字。
最重要的一點是，台灣人相當依賴 LINE，若是原本沒有遠距溝通習慣的公司，繼續使用 LINE 也可以省下轉移的時間與成本，唯一要注意的就是文件的過期性，以及使用 LINE 時會常常被一般聊天及廣告訊息打亂思緒。

• Slack

許多新創企業平日工作使用 Slack 溝通，Slcak 可用於手機及電腦版，每則訊息都能客製化標示，能夠將重點附註起來；Slack 上可分成不同溝通的 Channel，讓成員能更清楚任務編制。
在 Slack 上可串接 Google 日曆，作為會議及專案提醒，也能夠 Tag 成員請對方特別留意，單則訊息下方都能回復，形成討論串，相較於 LINE，被洗版的頻率較低。然而大部分的台灣人可能沒有使用 Slack 的習慣，加上 Slack 只有英文版本，對傳統企業、本土企業而言不是太好轉換。
值得注意的是，免費版的 Slack 只能存取一萬筆訊息，超過數量後會自動刪除。若升級成付費版，每位成員一個月的費用是 190 元台幣（6.67美元），若成員數量多，企業成本支出就會隨之提升，這時候就得評估是否有必要轉換溝通工具。（若本身就以 Slack 溝通不在此限）。
以上是目前大多企業與新創企業適合使用的遠距工作工具。

然而工具僅為輔助，在家工作的主要核心，還是源自於團隊氣氛與自律。

舉例來說，有企業在家工作後，因為見不到彼此覺得孤獨，便會整天開著免費線上電話，偶而講講廢話聊天；也有的企業每天早上開工後，會彼此在群組道「開工」，不是道早安，而是告訴團隊自己已經處於工作狀態，這也是一種團隊管理的方式。

在數位轉型來臨時，絕對沒有猶豫空間，作者建議「與其徒步而行，不如搭上順風車」，畢竟有許多傳統企業不了解在家工作真正的意涵，在科技時代仍保有「一定要進公司才是工作」的舊有思想，可能採行輪班制，分成 A、B 組，輪調在家或在公司上班。
當然有些會議或專案見面討論效率更高，但趁著疫情「數位轉型」也不會是件壞事。更有的傳統企業要求在員工私人電腦裝設追蹤軟體，確保員工「真的有在工作」，這種想控制員工的方式，反而會造成反效果，失去了遠距合作溝通核心價值。