近日有許多企業開始執行遠距工作,不只是科技、新創公司,連傳統公司也開始嘗試執行,但轉換期時,心態及實務都需要跟著進步。

在《職場前5%人憑什麼贏》中提到「菁英都在不斷精進自己的技能」,當你的專業技能遠遠超過同事、相關知識面更廣,便能更快的接受新技術、新工具、新方法和新思路,今年就是數位轉型、展現自我技能的好時機。

《職場前5%人憑什麼贏》作者是沐丞,是中國大陸的職場作家,從事設計開發、團隊管理與人才招募,兩年內就從菜鳥升上高階主管。

在書中他提出許多職場溝通、心態調整、解決問題能力等想法,現在正是企業、員工被迫面臨要數位轉型,解決線上溝通問題的機會,但許多從未嘗試過的人,卻感到不舒服。

若你從未理解何謂在家工作(Work form Homework),或者如何在家工作,本篇整理出了必備的溝通工具,並區分成線上會議工具、雲端文件及通訊溝通工具,期盼能幫助到剛開始在家工作的人士或企業,作出理想的選擇、並磨練出「數位基因」,讓你未來在日常工作效率倍增,也許也能一躍成為「職場前5%人」。

1. 線上會議工具

(1)Zoom

這是大家最耳熟能詳的線上會議工具,我大概是 2018 年開始使用 ZOOM 與夥伴開會,起初約一周一次,近日為一周三次。ZOOM 最方便的是擁有連結的人,都可以加入會議,無須額外申請帳號,且可銜接桌機及手機,兩種都能順暢「共享畫面」。

其通訊音質好,若碰上網路狀態不佳時,還會在網路重新連線時,將主講者未傳送出去的話,加快語速播送,並順利銜接上主講者正在說的內容,甚至能提前設置會議時間及密碼,確保活動不會出錯。因而對正式會議、面試集活動來說是較好的選擇。

容納人數部分,目前免費版最高可支援 10 人,且一次僅能進行 40 分鐘,便會自動斷線。進階版最高支援兩百人、大型商務方案一次最高三千人,上述兩者皆無時間限制。

我目前遇過的會議最多人數為 150 人,且可使用分組討論(Break out)模式,主持人及聯席主持人可隨意加入各會議室了解討論情況,協助討論進行,更能主動控制時間,在討論結束前一分鐘,提醒成員。

(2)Google Hangouts

這是 GOOGLE 旗下的線上視訊會議服務,只需要 Gmail 帳號就能夠將對方加入好友,進行線上會議。免費版人數限制為 250 人,在視窗當中可以同時開啟 GOOGLE 雲端文件,不需切換畫面,對於常使用雲端的人很方便。

然而,我自己的使用經驗是,常常找不到對方好友,還需要透過 LINE 或其他通訊軟體聯絡,有一回會議為了找不到帳號這件事情,耽擱了20分鐘。

(3)Skype

雖然說許多人可能已經減少使用Skype,但其實 Skype 是線上電話始祖呀!

早期還有許多人會用 Skype 撥打市內電話,省下電話費,而今在免費電話普及的狀況下,許多人常常第一個疑問就是「還有人在用 Skype?」

有的!

在疫情期間,微軟還宣布使用 Skype 視訊通話系統的人數一個月內暴增 7 成!Skype 本身需要額外申請帳號或者使用手機註冊,最開始沒有帳號時可能會需要花一些時間註冊,後續使用滿順暢的沒有太大的問題。有了帳號之後,對方才能互撥電話,也有點像 FB 等通訊軟體的群組會議,免費人數上限為 50 人。

不過,近日因為資安問題,ZOOM 也引發不少爭議,台灣教育部也下令各級學校禁止使用。有許多教授痛批好不容易做完的教育訓練全部都要從頭開始。

但在《職場前5%人憑什麼贏》中,也強調一個觀點「與其怪罪環境,不如從自身做改變」,認為不可控的事情人人無法掌握,卻可以改變自己面對事情的態度,雖然書中提的較針對個人環境與日常的改變,但是移到職業來看,公務員以及教師長期以來都是較難轉變的族群。

舉例來說,大約一年前我回到大學課堂找老師 ,順便旁聽現在大學生都在上什麼,但沒有想到,那個教材竟然是我十年前也聽過的教材,世界早就不一樣了,但教學內容卻沒有跟上,也許學校教育想教的不是知識,而是規局、儀式、培養邏輯,但這樣的內容,在實際工作後根本用不到,因此只得靠自己。

在書中提到,在職場最重要的兩項輸出技能就是演說與寫作,對教師而言,則是學習如何將實體教學轉變為線上教學,有一樣的效果,畢竟少了面對面互動,如果沒開啟視訊,更不能判斷學生有沒有專注在聽,教學方式得大大改變,比如課前擬定教學方針、進度,課中互動、課後作業設計,都需要改變。

 

2. 通訊、溝通工具

  • LINE

很多新創企業看到用 LINE 居家溝通可能會覺得很不 OK,LINE 的文件儲存有時間限制,過期之後無法存取也無法轉傳,文字則是刪除群組之後,就會消失沒有留存,作為正式的溝通工具可能真的沒有比其他工具便利。

然而,對傳統企業而言,平日溝通的工具辨識 LINE,LINE 可傳送圖片、設置公告、容易將不認識的人拉成同個群組做即時溝通,也有已讀功能,更能隨自己喜好更改對方名字。

最重要的一點是,台灣人相當依賴 LINE,若是原本沒有遠距溝通習慣的公司,繼續使用 LINE 也可以省下轉移的時間與成本,唯一要注意的就是文件的過期性,以及使用 LINE 時會常常被一般聊天及廣告訊息打亂思緒。

  • Slack

許多新創企業平日工作使用 Slack 溝通,Slcak 可用於手機及電腦版,每則訊息都能客製化標示,能夠將重點附註起來;Slack 上可分成不同溝通的 Channel,讓成員能更清楚任務編制。

在 Slack 上可串接 Google 日曆,作為會議及專案提醒,也能夠 Tag 成員請對方特別留意,單則訊息下方都能回復,形成討論串,相較於 LINE,被洗版的頻率較低。然而大部分的台灣人可能沒有使用 Slack 的習慣,加上 Slack 只有英文版本,對傳統企業、本土企業而言不是太好轉換。

值得注意的是,免費版的 Slack 只能存取一萬筆訊息,超過數量後會自動刪除。若升級成付費版,每位成員一個月的費用是 190 元台幣(6.67美元),若成員數量多,企業成本支出就會隨之提升,這時候就得評估是否有必要轉換溝通工具。(若本身就以 Slack 溝通不在此限)。

以上是目前大多企業與新創企業適合使用的遠距工作工具。

然而工具僅為輔助,在家工作的主要核心,還是源自於團隊氣氛與自律。

舉例來說,有企業在家工作後,因為見不到彼此覺得孤獨,便會整天開著免費線上電話,偶而講講廢話聊天;也有的企業每天早上開工後,會彼此在群組道「開工」,不是道早安,而是告訴團隊自己已經處於工作狀態,這也是一種團隊管理的方式。

在數位轉型來臨時,絕對沒有猶豫空間,作者建議「與其徒步而行,不如搭上順風車」,畢竟有許多傳統企業不了解在家工作真正的意涵,在科技時代仍保有「一定要進公司才是工作」的舊有思想,可能採行輪班制,分成 A、B 組,輪調在家或在公司上班。

當然有些會議或專案見面討論效率更高,但趁著疫情「數位轉型」也不會是件壞事。更有的傳統企業要求在員工私人電腦裝設追蹤軟體,確保員工「真的有在工作」,這種想控制員工的方式,反而會造成反效果,失去了遠距合作溝通核心價值。

 

  • 職場前5%的人憑什麼贏?:菁英都具備時間管理、解決問題的6項致勝關鍵
  • 作者: 沐丞
  • 出版社:樂金文化

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The Author

Hi,我是凱倫,趕上90後末班車,正職工作是文字記者,經營個人粉絲專頁,粉絲數約兩萬六千人,過去曾擔任網路社群小編,管理百萬粉絲,創造每 日千萬流量。同時是企業講師、跨界讀書會發起人、跨界思維直播主持人,四 個媒體的專欄作家,明年初將出版第一本書籍,擅長訪談、社會觀察、職場文 章、人物報導。 如果喜歡我的文章歡迎來我的粉專找我。 少女凱倫:https://www.facebook.com/karengirl503/

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