遠距辦公 4 大重點：時間管理、心態調整、團隊溝通、自律

正值武漢肺炎疫情，有不少企業開始嘗試全公司遠距工作，試試看「不見面溝通工作法」，公司會否能持續穩健下去。有些人剛開始嘗試時，可能會覺得「不像在上班」、有些私人的事情想做但卻又心繫工作、不曉得如何溝通、覺得生活節奏被打亂。
老實說遠距工作並沒有你想的這麼複雜，回溯到學生時期，如果需要和同學一起做分組作業，你們真的有每一次都見面討論才有進度嗎？應該是沒有吧？很多時候也是透過線上溝通、作業，接著有下一步進度，再來一起完成作業，沒錯吧？
我認為遠距工作的核心價值便是於此，分工、溝通、產出結果全程透過線上溝通。
我在踏入職場後，下班以後都有自己的兼差，這些兼差通通都是透過遠距完成，從沒有跟業主見過面；2018年年底加入全台最大非營利組織後，更是開始了穩定、長期遠距合作、固定產出專案、管理團隊的生活。
有哪些心態該調整？我整理出了自己這幾年來施行下來的心得
 
 1. 時間管理安排：掌握自己的人生節奏

有些人是工作與生活界線相當清楚的人，這類型的人可能會在執行遠距工作的時候，覺得壓力很大，因為其實遠距工作時，常會臨時收到客戶、同事的訊息，且需要即時回報。
對我來說，因為媒體工作型態的關係，我已經相當習慣生活 24 小時內充斥的各種不同的訊息，甚至高達90%的訊息，我一定是一分鐘之內就會讀取或回覆，剩下的 10% 則是很大機率的在忙碌中點開訊息，卻忘了回覆。
但，面對如此龐大的資訊，該如何安排時間？
我自己採用了「子彈筆記」與「雲端行事曆」幫助我管理時間，子彈筆記是紙本形式，每天我會寫下自己的代辦清單，釐清自己當天有哪些事情是必須做的事情，哪些事情則非必要的項目。
雲端行事曆則是幫我記錄既定行程或提前安排的工作時程，像是會議、記者會、聚餐等等，這是我會事先就紀錄在雲端行事曆中的，因為我自己只用手機板，所以截圖手機版本分享。

我自己在顏色上只有做大致上的區分，也不會很認真地去設定時間點，為了省時我大部分是把事件標題設定為「時間+代辦事項」這樣就不需要點進去看。
執行時間管理很核心的一點，是清楚知道自己在做些什麼事情以及工作目標，在工作時間內完成目標後，也可以選擇休息或者也可以多完成一點進度，這些都是在遠距工作中可以安排的事情，執行久了，其實很能享受掌握自己人生的感覺。
 
2. 做事心態調整：主動追蹤、自律、壓時限
過往在公司工作時，大部分是主管訂定會議後，員工出席討論，並共同決議下次開會前需要完成的事項，如果你不是主管職，可能很常大部分的時間都處在「被決定」與「配合」的工作型態，不過遠距工作很不一樣，這一大部分我以 XChange 品牌組營運來輔助舉例。
Ø  運作規則：每兩周開一次線上會議，通常都是在晚上，參與成員是品牌組組長與品牌組組員，總計約 15 人，每次出席約 10 人左右。據我所知，成立兩年以來，只有因為過年期間暫停過一次。
Ø  會議管理：事前由 4 位組長、1 位副組長討論議程 Agenda，並於開會前一天或當天上午告知組員，並明列各專案負責人、報告順序，若有需要請假的夥伴可以提前告知，有專案可以事先以文字或雲端文件說明的，可以於群組內提出。
Ø  會議由各組長輪調主持、控制時間，並且執行會議紀錄，讓沒有參加到的成員可以後續更新進度，避免漏掉訊息。

綜合以上，我將遠距工作歸類成三個特點，也就是主動追蹤、自律、壓時限。

首先是主動追蹤，在 XChange 內，個人會視情況接下不同的專案，也會跨組別彼此合作，因為大家白天都有自己的正職工作，不少人也有許多演講、教課、進修等等外務要做，不可能隨時隨地溝通，或者很專注地在社群工作上。
因此若合作期間有談定專案繳交日期，主動向對方追蹤進度、適時互相提醒，才能增加效率，避免一拖再拖。當然不是每個專案都能盡善盡美，不過主動追蹤絕對比時間到了再作還要有效率很多。
第二是自律，呈上很多專案都是一個人承接，沒有人告訴你該怎麼做，只有必須要完成的目標，加上 XChange 的並非正職工作，要學著自己去規劃時間，當你越能自律的要求自己，在遠距工作溝通時，別人也會很容易了解你的個性。
我自己先前在菲律賓留學時，也很常需要開線上會議，但當地同學也會很想找我出去遊玩，這時候自律的心就很重要，一旦有安排會議，我就會很直接地拒絕同學，不會一邊玩一邊開會。
最後是壓時限，因為遠距工作採線上會議，很多人開完會以後就會忘記要做些什麼事情，當然前述已有會議紀錄跟事前的 Agenda 可以做輔助提醒，但彼此也要給一個工作繳交期限。
舉例來說最近我才跟夥伴討論到要共筆的文件，有些組別拖了一陣子，有些組別還正在開始，為了互相趕上進度，我們在會議當中就會直接壓日期，到這個日期前要繳交多少比例的進度，都要事先溝通清楚，增加工作效率。



 
3.團隊溝通：回報、總結、雲端文件
遠距工作見不到面，有時候只剩下聲音，少了肢體、臉部表情等「非語言訊息」，其實溝通起來會變得相當敏感，所以在語音呈現時，語速、語調、提問方式都會成為關鍵。會議發言、提問時可掌握四個步驟：
（1）    感謝對方剛剛所分享的事情：「謝謝某某剛剛提到的想法，我覺得很不錯」，或是尊稱他人再發言「各位大大們好，大家剛提的想法都可以推進工作進程。」
以前我覺得先謝謝別人這種東西很儀式性，但是真的被這樣對待的時候，會有一種想法受到肯定的感覺，也才會願意打開耳朵去聽別人接下來要說的意見，即便是負面的也可以承受。
（2）    提出自己的想法：感謝完前面的人以後，說出自己的想法，注意用字、不要針對某些人提出的想法作評論。
若真的忍不住提出「評論」的時候，可以說「依照我個人的經驗…」、「我這邊也有不一樣的想法，大家可以討論一下」、「如果從另一個角度去思考，不曉得大家會不會覺得也不錯？」以請教或分享的口吻來溝通，接下來的人也會願意發言。
（3）    接著詢問「不曉得大家覺得如何？」：緊扣上頭，不論是提出問題、分享意見、批評指教，最後都記得請大家可以循問對方看法，以示尊重。或者可以說，「上面是我自己的個人想法」等等。
（4）    轉場、圓場：若詢問完想法以後，發現沒有人接著說話，可以試情況自己點名、指定下一個人，正常人通常被點名以後，就會滔滔不絕分享想法，這樣也不會讓會議有點停頓；或者可以安排自己的樁腳，在會議溝通時，私訊對方「幫腔作勢」讓場面不要太冷。
 
上述這些都是這幾年下來我很常聽到也會親自使用的溝通方式，包含文字溝通也會出現類似狀況。
舉例來說，有些人打字不會附上「～」、「！」、「^___^」等顏文字符號，可能會簡短回應之後，就直接放上句點，感覺起來就會有些冷冰冰，即使沒有惡意，但每一個人的解讀方式不同，可能彼此會因為一個溝通錯誤，破壞了關係。
總結，盤點遠距工作者需要具備自律性、明白自己在做什麼事情，也需要夥伴激勵，並且因為少了肢體語言的媒介，來理解對方想法，所以溝通時要格外注意禮貌。
雖然聽起來很多眉眉角角，但是遠距工作可以選在自己舒適的的地方工作、省去出門打扮的時間、布置自己的工作環境、放一首喜歡聽的歌等等，其實習慣以後是很舒服的工作型態。