正值武漢肺炎疫情,有不少企業開始嘗試全公司遠距工作,試試看「不見面溝通工作法」,公司會否能持續穩健下去。有些人剛開始嘗試時,可能會覺得「不像在上班」、有些私人的事情想做但卻又心繫工作、不曉得如何溝通、覺得生活節奏被打亂。

老實說遠距工作並沒有你想的這麼複雜,回溯到學生時期,如果需要和同學一起做分組作業,你們真的有每一次都見面討論才有進度嗎?應該是沒有吧?很多時候也是透過線上溝通、作業,接著有下一步進度,再來一起完成作業,沒錯吧?

我認為遠距工作的核心價值便是於此,分工、溝通、產出結果全程透過線上溝通

我在踏入職場後,下班以後都有自己的兼差,這些兼差通通都是透過遠距完成,從沒有跟業主見過面;2018年年底加入全台最大非營利組織後,更是開始了穩定、長期遠距合作、固定產出專案、管理團隊的生活。

有哪些心態該調整?我整理出了自己這幾年來施行下來的心得

 

 1. 間管理安排:掌握自己的人生節奏

有些人是工作與生活界線相當清楚的人,這類型的人可能會在執行遠距工作的時候,覺得壓力很大,因為其實遠距工作時,常會臨時收到客戶、同事的訊息,且需要即時回報。

對我來說,因為媒體工作型態的關係,我已經相當習慣生活 24 小時內充斥的各種不同的訊息,甚至高達90%的訊息,我一定是一分鐘之內就會讀取或回覆,剩下的 10% 則是很大機率的在忙碌中點開訊息,卻忘了回覆。

但,面對如此龐大的資訊,該如何安排時間?

我自己採用了「子彈筆記」與「雲端行事曆」幫助我管理時間,子彈筆記是紙本形式,每天我會寫下自己的代辦清單,釐清自己當天有哪些事情是必須做的事情,哪些事情則非必要的項目。

雲端行事曆則是幫我記錄既定行程或提前安排的工作時程,像是會議、記者會、聚餐等等,這是我會事先就紀錄在雲端行事曆中的,因為我自己只用手機板,所以截圖手機版本分享。

我自己在顏色上只有做大致上的區分,也不會很認真地去設定時間點,為了省時我大部分是把事件標題設定為「時間+代辦事項」這樣就不需要點進去看。

執行時間管理很核心的一點,是清楚知道自己在做些什麼事情以及工作目標,在工作時間內完成目標後,也可以選擇休息或者也可以多完成一點進度,這些都是在遠距工作中可以安排的事情,執行久了,其實很能享受掌握自己人生的感覺。

 

2. 做事心態調整:主動追蹤、自律、壓時限

過往在公司工作時,大部分是主管訂定會議後,員工出席討論,並共同決議下次開會前需要完成的事項,如果你不是主管職,可能很常大部分的時間都處在「被決定」與「配合」的工作型態,不過遠距工作很不一樣,這一大部分我以 XChange 品牌組營運來輔助舉例。

Ø  運作規則:每兩周開一次線上會議,通常都是在晚上,參與成員是品牌組組長與品牌組組員,總計約 15 人,每次出席約 10 人左右。據我所知,成立兩年以來,只有因為過年期間暫停過一次。

Ø  會議管理:事前由 位組長、位副組長討論議程 Agenda,並於開會前一天或當天上午告知組員,並明列各專案負責人、報告順序,若有需要請假的夥伴可以提前告知,有專案可以事先以文字或雲端文件說明的,可以於群組內提出。

Ø  會議由各組長輪調主持、控制時間,並且執行會議紀錄,讓沒有參加到的成員可以後續更新進度,避免漏掉訊息。

綜合以上,我將遠距工作歸類成三個特點,也就是主動追蹤、自律、壓時限。

首先是主動追蹤,在 XChange 內,個人會視情況接下不同的專案,也會跨組別彼此合作,因為大家白天都有自己的正職工作,不少人也有許多演講、教課、進修等等外務要做,不可能隨時隨地溝通,或者很專注地在社群工作上。

因此若合作期間有談定專案繳交日期,主動向對方追蹤進度、適時互相提醒,才能增加效率,避免一拖再拖。當然不是每個專案都能盡善盡美,不過主動追蹤絕對比時間到了再作還要有效率很多。

第二是自律,呈上很多專案都是一個人承接,沒有人告訴你該怎麼做,只有必須要完成的目標,加上 XChange 的並非正職工作,要學著自己去規劃時間,當你越能自律的要求自己,在遠距工作溝通時,別人也會很容易了解你的個性。

我自己先前在菲律賓留學時,也很常需要開線上會議,但當地同學也會很想找我出去遊玩,這時候自律的心就很重要,一旦有安排會議,我就會很直接地拒絕同學,不會一邊玩一邊開會。

最後是壓時限,因為遠距工作採線上會議,很多人開完會以後就會忘記要做些什麼事情,當然前述已有會議紀錄跟事前的 Agenda 可以做輔助提醒,但彼此也要給一個工作繳交期限。

舉例來說最近我才跟夥伴討論到要共筆的文件,有些組別拖了一陣子,有些組別還正在開始,為了互相趕上進度,我們在會議當中就會直接壓日期,到這個日期前要繳交多少比例的進度,都要事先溝通清楚,增加工作效率。



 

3.團隊溝通:回報、總結、雲端文件

遠距工作見不到面,有時候只剩下聲音,少了肢體、臉部表情等「非語言訊息」,其實溝通起來會變得相當敏感,所以在語音呈現時,語速、語調、提問方式都會成為關鍵。會議發言、提問時可掌握四個步驟:

(1)    感謝對方剛剛所分享的事情:「謝謝某某剛剛提到的想法,我覺得很不錯」,或是尊稱他人再發言「各位大大們好,大家剛提的想法都可以推進工作進程。」

以前我覺得先謝謝別人這種東西很儀式性,但是真的被這樣對待的時候,會有一種想法受到肯定的感覺,也才會願意打開耳朵去聽別人接下來要說的意見,即便是負面的也可以承受。

(2)    提出自己的想法:感謝完前面的人以後,說出自己的想法,注意用字、不要針對某些人提出的想法作評論。

若真的忍不住提出「評論」的時候,可以說「依照我個人的經驗…」、「我這邊也有不一樣的想法,大家可以討論一下」、「如果從另一個角度去思考,不曉得大家會不會覺得也不錯?」以請教或分享的口吻來溝通,接下來的人也會願意發言。

(3)    接著詢問「不曉得大家覺得如何?」:緊扣上頭,不論是提出問題、分享意見、批評指教,最後都記得請大家可以循問對方看法,以示尊重。或者可以說,「上面是我自己的個人想法」等等。

(4)    轉場、圓場:若詢問完想法以後,發現沒有人接著說話,可以試情況自己點名、指定下一個人,正常人通常被點名以後,就會滔滔不絕分享想法,這樣也不會讓會議有點停頓;或者可以安排自己的樁腳,在會議溝通時,私訊對方「幫腔作勢」讓場面不要太冷。

 

上述這些都是這幾年下來我很常聽到也會親自使用的溝通方式,包含文字溝通也會出現類似狀況。

舉例來說,有些人打字不會附上「~」、「!」、「^___^」等顏文字符號,可能會簡短回應之後,就直接放上句點,感覺起來就會有些冷冰冰,即使沒有惡意,但每一個人的解讀方式不同,可能彼此會因為一個溝通錯誤,破壞了關係。

總結,盤點遠距工作者需要具備自律性、明白自己在做什麼事情,也需要夥伴激勵,並且因為少了肢體語言的媒介,來理解對方想法,所以溝通時要格外注意禮貌。

雖然聽起來很多眉眉角角,但是遠距工作可以選在自己舒適的的地方工作、省去出門打扮的時間、布置自己的工作環境、放一首喜歡聽的歌等等,其實習慣以後是很舒服的工作型態。

  • 遠距工作, go! 雲端時代企業與個人的美好生活主張
  • 作者: 福萊德、漢森
  • 譯者:陳逸軒
  • 出版社:天下文化

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The Author

Hi,我是凱倫,趕上90後末班車,正職工作是文字記者,經營個人粉絲專頁,粉絲數約兩萬六千人,過去曾擔任網路社群小編,管理百萬粉絲,創造每 日千萬流量。同時是企業講師、跨界讀書會發起人、跨界思維直播主持人,四 個媒體的專欄作家,明年初將出版第一本書籍,擅長訪談、社會觀察、職場文 章、人物報導。 如果喜歡我的文章歡迎來我的粉專找我。 少女凱倫:https://www.facebook.com/karengirl503/

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