各位社會人士,在專業領域中,遇過最大的難題是什麼?「在報告的時候與客戶(/老闆)有代溝」,這個難題,我想大概可以擠進前五名的位置。

而之所以會有這個情況,最重要的核心問題就是:在報告的時候,你不夠理解簡報的邏輯,以致於無法在客戶(/老闆)面前展現你的價值。

職場上,大多數的人都有許多要務在身,空閒時間相當少,能坐下來聽你的簡報的時間短之又短。

要在如此短的時間內,讓他們明白你說的話、你想表達的事情,是一種專業技能。

這項技能十分重要,但在職場教育訓練中,往往又容易被忽略。

有個人在科技業的高階管理層中打滾多年,深知上層管理者的思維邏輯。後來他自行創業,成為職業講師,發表簡報時面對的聽眾,從職場上的主管、同事與客戶,變成對他的專業抱有疑問的陌生人。

經歷過不同的聽眾類型、面對不同的環境和人群,他為了因應各種狀況,摸索出一套製作簡報的邏輯。

他是簡報教練劉奕酉,他深深相信:不管對上或對下,擁有好的簡報架構,都可以解決你99%的報告煩惱。

 

讓對方聽進去你的話,才叫做溝通

簡報就是一種表達的方式,如果你在職場上做不好簡報,那就等於你不懂表達。你不懂表達,就容易被人忽視或低估了你的價值。

社會職場上從不缺專業人士,擁有專業是必然的,但是怎麼讓人懂得你的專業,甚至讓你的上級懂得你的優點,卻是一門困難的學問。

許多專業人士擁有一身好技藝,卻敗在不懂表達自己這一點。

「你或許很專業,但你還要會講話,」一講到這個話題,像是打開劉奕酉的話匣子,他侃侃而談。

「比方說,一個醫生跟你講:『這個手術可能死亡率有20%』,你乍聽之下會覺得:『哇,這代表十個人裡面可能會死兩個人,而我有可能是那兩個人的其中一個』,這就是不會說話的範例。」

他笑笑,又說:「但如果醫生說:『這手術存活率有80%』,那是不是聽上去感覺會不一樣?」

很多人不會懂專業人士心中的思維,他們都是這個專業領域外的「普通人」,這時要暫時放下你的術語或慣用說法,用通俗的語言讓他們理解你的意思。

先建立共同的語言,接著才有理解的可能。

「表達」是一個需要磨練的技巧,即使是現在表達技巧架輕就熟的劉奕酉,曾經也是吃過這方面的虧,才體認到它的重要性。

「我以前也都會覺得,只要在專業方面表現很強,對方應該就可以接受,事實上並沒有。」職場上很多地方,都是先處理心情,再處理事情。

想把事情處理好之前,要先把話說好。

無論是身為講師,還是身為向上層或下級報告內容的人,他以自身經驗呼籲:在表達之前,要先去想你的聽眾是誰。

試想,這群聽眾,他們懂不懂你的術語?對於你要講的這個主題,他們初始的認知跟想法是什麼?他們會想從你的表達中得到什麼?或是,你說的話,容易被他們接受嗎?

把你想說的內容,被理解的門檻調到與聽眾的頻率一致,才是溝通的最佳做法。

 

主動理解,才能突破溝通僵局

理解聽眾是完成表達與溝通的第一步。

有很多表達者,他們其實不在乎聽眾想聽什麼,他一上台目的就是要宣揚自己的本事,但有時候,你會多少本事對聽眾來說根本不重要。

有些聽眾知道自己需要什麼,如果你給不了他們需要的,你講再多都是白搭。

劉奕酉說:「這時去瞭解他們到底要什麼,就是講者的工作。」

他回憶,他有過一次講課的經驗,是跟微軟合作,對一批微軟的MACH新鮮人講課。

那群新鮮人都是優秀的孩子,他們其實不需要任何人來對他們進行說教般的課程,據說很多講師都在那群新鮮人身上滑鐵盧、不被他們所接受。

當初劉奕酉剛接下這個任務,也會擔心這群MACH新鮮人是否會以為:又來了一個對他們照本宣科的講師。

為了讓他們相信,他不是來宣揚自己的專業能力的,而且確實想用自己的經驗來為他們解惑。劉奕酉花很多時間,跟這些新鮮人對話、討論。

他用實際行動讓新鮮人們相信:「這個人確實懂我們,他是真的來用他的經驗協助我們的。」

最後突破他們的心防,課程進行地非常順利。

這就是理解聽眾,就能達到有效溝通的活生生的例子。

表達或許是單方面的,但溝通是雙向的。懂得對方想要什麼,你才能對他們在乎的點進行表達,好的表達,才能達到好的溝通。

 

建立邏輯,練習正確的表達方式

前面說到,理解聽眾是完成表達與溝通的第一步。

那麼,你懂得理解聽眾,就會順理成章地知道怎麼表達嗎?

表達是需要架構的,你必須理解你要先鋪陳什麼,接著重點在何時導入,最後將你的核心理念傳遞給對方,是一種層層遞進的邏輯架構。

有些人可能一切都很優秀,但就在表達這一點上慘敗,導致其它優點一併被打折扣。

劉奕酉認為,一個不善於表達的人,是可以透過某些習慣的養成,來練習孰悉這個架構的。以他自己來說,寫作這件事,就有助於他個人的邏輯跟表達養成。

劉奕酉說,養成邏輯跟表達的能力,不管是製作簡報,或是寫作,都會在各種方面大大提升你解決問題的能力。

邏輯的應用無處不在,劉奕酉也不是本來就深諳此道,他也是透過工作時間、生活經驗慢慢累積出來的。

以生活經驗上的邏輯應用來說,就像做菜。

劉奕酉有做菜的習慣,他一開始煮菜會手忙腳亂,煮一頓飯動輒要花費兩三個小時,後來他為了改善自己的烹飪流程,他去觀察別人煮菜的方式。

接著他從中學習到,他是可以彈性運用某些烹飪技法的搭配,像是有些菜烹煮需要時間,那就先處理它,再利用這段烹煮的時間先去做別的菜,或是根據材料的使用,去決定最省時省力的備料順序等等。

即使本身不擅長邏輯,也可以透過觀察跟生活體驗,去慢慢找出解決問題的方法,當你得出解決問題的步驟,基本上你就能得出「有條理地表達」的基本架構。

劉奕酉的邏輯應用,某一部分即是這樣透過日常觀察去練成的,因為生活中處處充滿需要被解決的問題,你必須認真去思考如何解決眼前的問題,當得出解法後,再去想怎麼讓步驟改良精進,就會讓這方面的能力大大提升。

像劉奕酉這樣,懂得去思索怎麼解決一個問題、徹底做好一件事的人,才有辦法做到最有效的溝通。而有效的溝通,則能處理工作上遇到的大多數的難題。

簡報的技巧與架構,就是你在職場上與同儕、上下層級溝通的最好工具。

若是你想學習更直接、實用的簡報技巧,劉奕酉將把自己歸納出的「模組化簡報思維」教給你!讓你的表達更清晰、溝通更有效率、價值被看見、工作更順利!

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The Author

喜歡觀察和記錄,有空就外出,有書就看書,看完就寫字。

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