早上起來，發現群組裡還有深夜主管傳來的未讀訊息。
都還來不及劃掉一項待辦事項，就又新增了三項任務。
這些堆積如山的工作，成為你身心緊繃的焦慮來源。
今天邀請到通勤學「馬上可用的時間管理術」講師 —「暖心大叔」張永錫，他擁有豐富諮詢與教學經驗，也協助企業建立時間管理系統，更幫助數萬學生找回時間掌控權。
我們都知曉這個道理：工作有效率，生活得以過得從容。
你的一天又是如何開的呢？
訊息流淤積，疏通靠方法
永錫老師的一天，依照是出差、工作日、週五、週末、在家中的情境轉換，步調會有所不同。如果是工作日，列出「青蛙」，也就是今天最重要的任務。
漏漏長的待辦事項會讓人不舒服，因此他建議，每天找出三隻青蛙，它會花費你二到三小時去完成，其他的就是「蝌蚪」級的雜事。
週五，會花上兩個小時，分成八個面向進行每週檢視。到了週末會有約會行程，青蛙等工作要事就放慢下來。通則在於他總是會提早開始，規劃今天會有幾隻青蛙，再輔以視覺化。
他認為：
「每個人都有很多事情，當下我們的瓶頸，因為受到時間和空間限制變得相當狹窄。」
然而，有工作經驗的人都知道，計劃往往趕不上變化，工作中總會不斷地有突發事件，而這個永錫老師稱為「蟾蜍」。
若是平時就在鍛煉把青蛙切小的技巧，將練就把蟾蜍處理得更好的應變能力。
計劃本身要轉換成為行動，至足以通過瓶頸並不容易。青蛙太大以致於擠不過瓶頸，應該減少待辦事項。規劃一隻青蛙為單位，決定下一步行動，讓進度能夠往前推進。
練習切小青蛙的方法
我們發現永錫老師的時間管理邏輯有一個核心理念，正是「把對方放在心上」。在團隊思維的時代，整件事情才能夠圓滿。每個人在團隊都是一塊拼圖，如果其中一塊拼圖拼不起來，大家就不用玩了。
以他的習慣來說，能夠很快拼起自己的部分，因此放棄先拼好自己的，看誰需要幫助。
身為領導者，是否能感知到哪塊拼圖需要誰來協助尤其重要，也是「溝通」的一環。雙方的合作關係就像：
一加一預期是二，但我們可能會一起創造出不可思議的東西。
時間管理的深淵 透過管理尋回常軌
回首小時候，永錫老師性格害羞、成績普通，更稱不上有自信。但從小他熱愛閱讀，尤其是漫畫書，有如葡萄般結實纍纍，到某個程度就會發酵。
在某次機緣下，他讀到《Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity》（中譯：搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟）這本書，成為他時間管理的重要啟蒙，甚至成為臺灣首位GTD課程講師。
除此外，「九宮格」也是相當推薦的時間管理輔助工具，它能夠在非常小的面積，看到很大量的東西。《原子習慣：細微改變帶來巨大成就的實證法則》這本書所提出的觀點，也與其相應證，從小的改變做起，當你遇到很多執行與挑戰便能迎刃而解。
除了大量閱讀，永錫老師也不斷將知識融會貫通。透過文章撰寫，堅持與大眾分享時間管理的心法和案例，至今已累積一千六百多篇，專研出自己的一套時間管理方法，經營部落格是他人生的重要轉折。
人選對了「渠道」，才會有突破，也會因為看到回饋會更努力。
工作與生活環環相扣，兩者相互影響，如何透過檢視自己工作模式，並在混亂中找到生活解方？
「寫日記」是老師認為最容易的方式，同時他也相當仰賴高科技的運用，例如像是智慧穿戴手錶上的資訊，都能做到相當智能的同步功用。
老師直指，其中一種會意識到自己需要「時間管理」的人，多半會是聰明人。
他們認為自己什麼事都做得到，可是卻不知道為什麼事情總是做不完。
很多人陷入循環的長期焦慮，追根究底是源自於時間管理的痛苦。
永錫老師曾經進過公司上班，也創過業。他深刻體會到，太過完美的成功，不是真正的成功，也不是好成功。面對複雜，要有如陶藝一般，要透過「人」去捏塑它。
人生要有很多的小失誤、小錯誤，才會讓結果更「醇」。
人的一生中，往往會有負面經歷，這樣的遭遇，反會自省要更努力。他認為時間管理也是一樣，最痛苦就是反覆加班、熬夜、趕工循環，而他希望能做到的，就是幫助大家至少可以準時下班。
「假如你有這個痛苦，你就是我關照的範圍。」
過往主動來找老師學習的學生，大多態度正面、積極學習，透過彼此連結來相互幫助，期待用「成長」、「找到典範」，來解決時間管理問題。
一個好的時間管理者，專注在行動，擁有更高度的視野。
在開始處理「青蛙」前，也會做好事前準備。維持日計畫、寫日記等固定習慣的養成，並善用不論是3C工具或手帳。
這樣的人擁有守時的好習慣，通常樂觀且做事從容。
然而領導者如果知悉時間管理的邏輯，應該會要知道時間管理並非一人之事。
永錫老師進一步指出，時間管理背後講得其實是—「數學」。
時間背後的運作是數學？
最舒適的距離 影響團隊效率
接著，他在紙上寫下一道以前我們都學過的梯形公式：
n*(n-1)/2
引用一套「分佈式網路」的理論，分享時間管理和團隊的相互關係。
直指最弱的結構是「老闆下指令給大家」，因為大家並不團結。若是老闆不做事、不下指令，讓成員們自己去連結，但首要條件是老闆得先示範一次。
當團結不長久時，要如何讓這些人持續運作？
大家平時不會聚在一起，但為甚麼還是能把Project完成呢？
老師說明，我們設計的是：系統的自運轉。
他建議：「公司開放員工一個禮拜在家工作一天。」這樣看似一種人人稱羨的公司福利，事實上卻是大有背後根據。
團結力量大，但卻不長久。與其相濡以沫，不如相忘於江湖。
他指出，降低連結數，關係比較長久。
要了解系統，團隊內成員本身想要變善的動能就會讓系統變好。這件事不能只靠老闆去推，因為一個人的時間全部投入，也無法將團隊變好。
以往公司型態，都強調要團結，需要聽「領導」的話，但像是前一陣子的長榮航空罷工事件就是最好的例子，但這樣的方式已經過時了。
聚必然是散，歷史上的三國也是如此，以長遠來看「分」就是必然。
在不長久的狀態下，取得一個好的做事方法，而不是靠著大家聚在一起。在這個狀況底下，團隊成員裡的人才會舒服，而老師的終極目標，是研究如何把這件事做長久。
接著，我們問到是否從小就是擁有時間管理習慣的人？
這時他拿出藥盒，請我幫他再倒一些水，開始娓娓道來到他的過往。
當生命遭遇關卡 意志是唯一解藥
看起來性格樂天的永錫老師，在三十歲後的日子，曾有好幾次「死」的念頭浮現腦中，生命完全卡住了。截至目前的人生，憂鬱的狀況一路跟隨，也與它糾結過至少七次。
某次，甚至蹺了11天的班，也不敢再回去，現在的他每天一樣需要靠吃藥控制。
隧道很長、很黑，人努力好像看不見前景。
好奇的問到永錫老師，是否知道自己是如何好轉？他反到回答，大部分心理生病的人也不知道自己如何開始憂鬱的。
「我不知道怎麼樣可以讓我變好，任何只要可能會變好的事情我都做。」
就連情緒，也是在他的控制管理範圍內。
從他回答，解讀出他對於自我生命的探索已經到達了另一種境界。透過變好的求生意志，加上自我的時間管理，為得都是能找回那個快樂的自己。
永錫老師樂於分享，對人抱著很大的好奇心，這讓他看待事情的視角有所不同。他用一句話鼓勵所有因為工作和生活壓力所苦的人：
「你的努力，是你成為什麼樣的人。」
時間僅是一個單位，是中性的。在學習時間管理的，成就一個「你」，才是真正的目的。
那個「你」，才是為什麼要做這些習慣。必須要有一個「平面式」的東西來輔助你，前往到那個目標，而目標一直在故事裡面。
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