The Author

在生活中存有感知去學習,在生命裡保有所愛去捍衛。

 

早上起來,發現群組裡還有深夜主管傳來的未讀訊息。

都還來不及劃掉一項待辦事項,就又新增了三項任務。

這些堆積如山的工作,成為你身心緊繃的焦慮來源。

 

今天邀請到通勤學「馬上可用的時間管理術」講師 —「暖心大叔」張永錫,他擁有豐富諮詢與教學經驗,也協助企業建立時間管理系統,更幫助數萬學生找回時間掌控權。

我們都知曉這個道理:工作有效率,生活得以過得從容。

你的一天又是如何開的呢?

 

訊息流淤積,疏通靠方法

永錫老師的一天,依照是出差、工作日、週五、週末、在家中的情境轉換,步調會有所不同。如果是工作日,列出「青蛙」,也就是今天最重要的任務。

漏漏長的待辦事項會讓人不舒服,因此他建議,每天找出三隻青蛙,它會花費你二到三小時去完成,其他的就是「蝌蚪」級的雜事

週五,會花上兩個小時,分成八個面向進行每週檢視。到了週末會有約會行程,青蛙等工作要事就放慢下來。通則在於他總是會提早開始,規劃今天會有幾隻青蛙,再輔以視覺化。

他認為:

「每個人都有很多事情,當下我們的瓶頸,因為受到時間和空間限制變得相當狹窄。」

然而,有工作經驗的人都知道,計劃往往趕不上變化,工作中總會不斷地有突發事件,而這個永錫老師稱為「蟾蜍」。

若是平時就在鍛煉把青蛙切小的技巧,將練就把蟾蜍處理得更好的應變能力。

計劃本身要轉換成為行動,至足以通過瓶頸並不容易。青蛙太大以致於擠不過瓶頸,應該減少待辦事項。規劃一隻青蛙為單位,決定下一步行動,讓進度能夠往前推進。

練習切小青蛙的方法

 

我們發現永錫老師的時間管理邏輯有一個核心理念,正是「把對方放在心上」。在團隊思維的時代,整件事情才能夠圓滿。每個人在團隊都是一塊拼圖,如果其中一塊拼圖拼不起來,大家就不用玩了。

以他的習慣來說,能夠很快拼起自己的部分,因此放棄先拼好自己的,看誰需要幫助。

身為領導者,是否能感知到哪塊拼圖需要誰來協助尤其重要,也是「溝通」的一環。雙方的合作關係就像:

一加一預期是二,但我們可能會一起創造出不可思議的東西。

時間管理的深淵 透過管理尋回常軌

回首小時候,永錫老師性格害羞、成績普通,更稱不上有自信。但從小他熱愛閱讀,尤其是漫畫書,有如葡萄般結實纍纍,到某個程度就會發酵。

在某次機緣下,他讀到《Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity》(中譯:搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟)這本書,成為他時間管理的重要啟蒙,甚至成為臺灣首位GTD課程講師。

除此外,「九宮格」也是相當推薦的時間管理輔助工具,它能夠在非常小的面積,看到很大量的東西。《原子習慣:細微改變帶來巨大成就的實證法則》這本書所提出的觀點,也與其相應證,從小的改變做起,當你遇到很多執行與挑戰便能迎刃而解。

除了大量閱讀,永錫老師也不斷將知識融會貫通。透過文章撰寫,堅持與大眾分享時間管理的心法和案例,至今已累積一千六百多篇,專研出自己的一套時間管理方法,經營部落格是他人生的重要轉折。

人選對了「渠道」,才會有突破,也會因為看到回饋會更努力。

工作與生活環環相扣,兩者相互影響,如何透過檢視自己工作模式,並在混亂中找到生活解方?

寫日記」是老師認為最容易的方式,同時他也相當仰賴高科技的運用,例如像是智慧穿戴手錶上的資訊,都能做到相當智能的同步功用。

老師直指,其中一種會意識到自己需要「時間管理」的人,多半會是聰明人。

他們認為自己什麼事都做得到,可是卻不知道為什麼事情總是做不完。

很多人陷入循環的長期焦慮,追根究底是源自於時間管理的痛苦。

永錫老師曾經進過公司上班,也創過業。他深刻體會到,太過完美的成功,不是真正的成功,也不是好成功。面對複雜,要有如陶藝一般,要透過「人」去捏塑它。

人生要有很多的小失誤、小錯誤,才會讓結果更「醇」。

人的一生中,往往會有負面經歷,這樣的遭遇,反會自省要更努力。他認為時間管理也是一樣,最痛苦就是反覆加班、熬夜、趕工循環,而他希望能做到的,就是幫助大家至少可以準時下班。

「假如你有這個痛苦,你就是我關照的範圍。」

過往主動來找老師學習的學生,大多態度正面、積極學習,透過彼此連結來相互幫助,期待用「成長」、「找到典範」,來解決時間管理問題。

一個好的時間管理者,專注在行動,擁有更高度的視野。

在開始處理「青蛙」前,也會做好事前準備。維持日計畫、寫日記等固定習慣的養成,並善用不論是3C工具或手帳。

這樣的人擁有守時的好習慣,通常樂觀且做事從容。

然而領導者如果知悉時間管理的邏輯,應該會要知道時間管理並非一人之事

永錫老師進一步指出,時間管理背後講得其實是—「數學」。

 

時間背後的運作是數學?

 

最舒適的距離 影響團隊效率

接著,他在紙上寫下一道以前我們都學過的梯形公式:

n*(n-1)/2

引用一套「分佈式網路」的理論,分享時間管理和團隊的相互關係。

直指最弱的結構是「老闆下指令給大家」,因為大家並不團結。若是老闆不做事、不下指令,讓成員們自己去連結,但首要條件是老闆得先示範一次。

當團結不長久時,要如何讓這些人持續運作?

大家平時不會聚在一起,但為甚麼還是能把Project完成呢?

老師說明,我們設計的是:系統的自運轉

 

他建議:「公司開放員工一個禮拜在家工作一天。」這樣看似一種人人稱羨的公司福利,事實上卻是大有背後根據。

團結力量大,但卻不長久。與其相濡以沫,不如相忘於江湖。

他指出,降低連結數,關係比較長久。

要了解系統,團隊內成員本身想要變善的動能就會讓系統變好。這件事不能只靠老闆去推,因為一個人的時間全部投入,也無法將團隊變好。

以往公司型態,都強調要團結,需要聽「領導」的話,但像是前一陣子的長榮航空罷工事件就是最好的例子,但這樣的方式已經過時了。

聚必然是散,歷史上的三國也是如此,以長遠來看「分」就是必然

在不長久的狀態下,取得一個好的做事方法,而不是靠著大家聚在一起。在這個狀況底下,團隊成員裡的人才會舒服,而老師的終極目標,是研究如何把這件事做長久。

 

接著,我們問到是否從小就是擁有時間管理習慣的人?

這時他拿出藥盒,請我幫他再倒一些水,開始娓娓道來到他的過往。

 

當生命遭遇關卡 意志是唯一解藥

看起來性格樂天的永錫老師,在三十歲後的日子,曾有好幾次「死」的念頭浮現腦中,生命完全卡住了。截至目前的人生,憂鬱的狀況一路跟隨,也與它糾結過至少七次。

某次,甚至蹺了11天的班,也不敢再回去,現在的他每天一樣需要靠吃藥控制。

隧道很長、很黑,人努力好像看不見前景。

好奇的問到永錫老師,是否知道自己是如何好轉?他反到回答,大部分心理生病的人也不知道自己如何開始憂鬱的。

我不知道怎麼樣可以讓我變好,任何只要可能會變好的事情我都做。

就連情緒,也是在他的控制管理範圍內。

從他回答,解讀出他對於自我生命的探索已經到達了另一種境界。透過變好的求生意志,加上自我的時間管理,為得都是能找回那個快樂的自己。

永錫老師樂於分享,對人抱著很大的好奇心,這讓他看待事情的視角有所不同。他用一句話鼓勵所有因為工作和生活壓力所苦的人:

「你的努力,是你成為什麼樣的人。」

時間僅是一個單位,是中性的。在學習時間管理的,成就一個「你」,才是真正的目的。

那個「你」,才是為什麼要做這些習慣。必須要有一個「平面式」的東西來輔助你,前往到那個目標,而目標一直在故事裡面。

 

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