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溝通

【Zen大專欄】拒絕遠距工作的溝通誤區,從大量練習精準文字力開始
3 週 ago

【Zen大專欄】拒絕遠距工作的溝通誤區,從大量練習精準文字力開始

 

五月頒布三級警戒之後,陸續開始有人在家辦公。不能出門拜訪客戶,沒辦法面對面開會,一切只能借用數位科技。

視訊通話、視訊會議等線上活動量,增加了不少,就連培訓課程也都轉為線上教學。

有些人可以無痛接軌,有些人卻備感艱辛,差別在於,是否熟悉數位平台的使用機制,以及使用數位平台必須的能力。

前者相對簡單,只要跟著實際操作過幾次,不管是參加線上會議還是線上課程,都能駕輕就熟。

然而,後者卻是未必。或者說,達到只是堪用的程度不難,要精通確是不容易。

舉個例子,把實體會議搬到線上來舉辦,真的只是讓大家時間到了,全部都坐在電腦前,連線上網,打開鏡頭跟麥克風就可以了嗎?

那可能會像年初時在台灣迅速崛起又快速沒落的Clubhouse一樣,某些「房間」出現參與者不受控,主持人控不了場,亂成一團,各聊各的狀況。

場控,或是主持,就算在實體現場都不容易,更別說搬到數位世界上來操作。這也是為什麼好的主持人價碼不便宜?

再好比說,線上課程,雖然軟體系統有麥克風功能可以提供參加者發言,然而,如果參與人數多,發言舉手必須有順序,不可能每一個人都發言不說,更重要的是,發問與練習,都必須使用文字寫成文章或短篇敘述,張貼在聊天區。

 

學習用文字為我們精準表達

或許你會說,寫文章有什麼難?

對某些人來說並不難,對過去只有某些人承擔起文書作業的承平時期來說,文字書寫能力不會是個人人都必須具備的技能。然而,當防疫升級,人跟人不能輕易見面時,文字使用量大增,每個人都得使用文字表達想法,處理商務事宜時,毋寧就是一個考驗。

舉個例子,以往的餐廳,可能將社群平台上的文案外包給小編,偶爾發一篇就可以了。訂位之類的,將表格系統設計好,讓消費者自己填寫,再確認就可以了,工作中並不需要透過文字處理大量的訊息。

三級警戒之後,餐廳只能做外帶外賣或冷凍調理包生意,實際上也很多餐廳開始透過社群平台發送相關訊息。

然而,仔細查看一下發文底下留言,會發現,店家自以為表達清楚的敘述,在讀者眼中卻滿是問題,也的確丟出了不少問題,請店家回答。

或許你會說,那就回答阿?

對於平日不需要或不擅長使用文字回答問題的人來說,還真不是那麼容易的事情。

日常面對面的口語表達,有聲音腔調、身體語言,臉部表情作為輔助,善意情緒與不滿情緒,透過聲音就能表達。舉個例子,同樣一句「歡迎光臨」,聲調與肢體語言不一樣的時候,聽者的感受就不同。

因此,若改以文字表達,不能只是單純地寫下「歡迎光臨」,就覺得對方一定讀得懂我們的意思,還必須再加上一些輔助性修辭協助傳達情緒。

要能透過文字訊息精準傳達情緒,其實需要大量練習,掌握特定字彙與書寫規則。沒有練習的情況下,常常自以為是善意的留言,卻被對方解讀成態度差也所在多有。

為什麼有些人上網發言會變無禮?

一部分人是真的沒禮貌,另外一部分人是無意識,不覺得自己寫下的文字訊息讓人讀起來無禮。

總而言之,當大量的訊息溝通轉而只能靠文字表達時,能否精準使用文字表達自己的想法與情緒,沒有想像中那麼簡單。

所以網路上的溝通,常常出現各說各話,越解釋越糟糕的情況。

我想說的是,文字表達能力不再是少數特定職業的人(如作家、文案寫手、媒體公關、行銷企劃或社群小編)才需要練習的技能,而是每一個人都需要具備的能力,否則,未來在數位平台上開展商務活動時,會不小心折損很多生意而不自知。

線上以文字互動時,不能直接將口語的文字化,還必須幫所欲說明的文字加上必要的輔助性文字,好比說略為交代事情的來龍去脈,多一些客套的禮貌性修辭等等。


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