「辦活動前,要先洞悉活動背後的需求。」專業人所信奉的活動哲學

你辦過活動嗎?通常,多數人第一次辦活動的經驗可歸類為兩種,一種是唸書時期的學生活動,一種是因為工作關係而攬下辦活動的業務。

不管是哪一種,都是摸石頭過河的狀態,在跌跌撞撞中吸取經驗值,經常搞不懂接待嘉賓的禮節、場地跟設備租借的細節、現場動線流程的掌控…等等,再怎麼仔細小心,就是會有失誤的地方,事前忙的要死,事後檢討不完。

重複著做中錯、錯中學、學中做,然後做了又錯,錯了又學,學了又做這樣無止盡循環的概念。

如果在我們犯錯前,有前人願意傳授辦活動的眉角,肯定能減少大多數問題,讓活動更順利吧?抱著這樣想法,Boky 陳伯麒創辦了傳承活動經驗的社團--活動家。

 

Boky 陳伯麒

從學生時代就有辦活動經驗的 Boky ,認為學生時代的活動規模通常較小,通常只要不出大錯就算是一種成功,但出社會後,辦一場活動所需要的成本、人力完全不是學生時期的資源可以處理的,體會到夢想與現實的差距,加上畢業後這幾年的現場實戰,他快速累積了大量的經驗。

但這也讓他開始思考這個產業的現況,他發覺每個新人都跌過同樣的坑、犯過同樣的錯,但這些都沒有辦法被記錄下來,傳承給其他有需要的人,他深覺可惜,才決定創辦活動家,收錄被驗證過的正確資訊,每個活動人都能在這裡得到寶貴的知識。

 

Emily 林恬如

關於傳承這一點,在布爾喬亞公關顧問策士事業群擔任資深經理的 Emily 林恬如也有同樣的看法。

她認為,公關處理這一行,總是給外界一種相當年輕的感覺,但其實有部分原因,是因為這個產業組織老化與僵化的作法導致留不住人才,太多人將這個行業視為補習班,進來摸索個幾年經驗就快速抽身,再拿著鍍金的履歷去下一個公司。

因沒辦法長留人才,導致行業容易出現斷層、也無法持續深化、延續與發展人才價值。她認為一間公司應該要透過流程把員工累積的這些經驗抽出來,具體化成一種可參考的通則,才能讓進入行業內的人都能得到共同的經驗、數據,而不是讓員工離開之後,所有經驗都跟著被帶走。

兩位專業人士,來自不同的公司、負責不同的職務,卻所見略同,而這也是生鮮時書開辦這堂「執行一次到位!6 小時搞定活動全細節」的目的--為了讓更多苦於辦活動的人,能在執行上更快進入狀況。

 

在提案一個活動之前,你應該要知道……

一般人在活動前置作業期,最常犯的錯誤,就是在品牌方的面前打腫臉充胖子。

當品牌方給你一個近乎天馬行空的點子,大多數人通常都是先想著怎麼達到客戶的需求,盡力滿足客戶的理想。

比方來說,當客戶要你在凱道舉辦大型市集(舉個例而已,我也不知道到底能不能在凱道辦這種活動),一聽到這要求,比較不善溝通的團隊,就會開始張羅設備、聯繫場地相關事宜,直到做了一半後碰壁,才會回過頭來告訴客戶,這個方案不可行。

這一來回,就浪費了多少時間,在這一點上,Boky … 繼續閱覽 「辦活動前,要先洞悉活動背後的需求。」專業人所信奉的活動哲學